Jasa Corporate Event Organizer

Tugas Jasa Corporate Event Organizer

• Membuat strategi acara perusahaan

Jasa corporate memiliki tanggung jawab dalam membuat strategi acara yang disesuaikan dengan keinginan dan kebutuhan perusahaan.

Terkait hal tersebut artinya event organizer juga yang bertanggung jawab menentukan dan memilih konsep acara dan bagaimana mengeksekusinya. Bagi event organizer yang sudah biasa menangani acara korporat pastinya tidak akan kesulitan dalam membuat strategi acara ini.

• Mengatur anggaran dan pengeluaran

Tugas jasa corporate event organizer untuk acara perusahaan berikutnya yaitu menyusun anggaran yang diperlukan secara transparan dan rinci. Selain itu, corpororate event organizer juga bertugas memantau pengeluaran.

Sebelum acara digelar, corporate event organizer sudah harus membuat estimasi biaya yang diperlukan terlebih dahulu. Seperti biaya catering, venue, sound system, dekorasi, dll. Setelah membuat estimasi tersebut baru corporate event organizer membuat laporan keuangan acara.

• Mencari dan melakukan negosiasi dengan vendor

Acara perusahaan yang digelar membutuhkan vendor atau mitra untuk memberikan sokongan untuk kelancaran acara. Corporate event organizer yang bertugas mencari vendor dan bernegosiasi untuk acara perusahaan.

Dengan ini, Anda tidak perlu khawatir karena dari negosiasi tersebut akan memberikan penawaran yang terbaik untuk acara yang akan diadakan.

• Mengatur infrastruktur dan logistik acara

Corporate event organizer juga bertanggung jawab untuk mengatur semua hal yang berkaitan dengan infrastruktur dan logistik acara. Adapun infrastruktur dan logistik acara yang dimaksud seperti perlengkapan acara, akomodasi, hingga kebutuhan transportasi.

• Membuat rundown acara

Corporate event organizer bertugas membuat agenda atau jadwal acara untuk membuat susunan acara menjadi lebih efektif. Mereka yang memiliki tanggung jawab untuk mengatur rundown acara mulai dari sebelum di lakukan acara hingga acara selesai.

• Membentuk tim

Tugas corporate event organizer yang terakhir yaitu membentuk tim kerja dan melakukan koordinasi. Mereka akan merekrut tim kerja, melatih dan memberikan arahan serta mengawasi kinerjanya. Selain itu, mereka juga melakukan evaluasi terhadap kinerja tim selama acara untuk dipertanggungjawabkan.

6 Skill yang Harus Dimiliki Corporate Event Organizer

Untuk mengurus sebuah acara perusahaan, dibutuhkan keahlian dan keterampilan untuk mewujudkan acara yang sukses. Berikut skill atau keahlian yang harus dimiliki corporate event organizer.

• Kreativitas dan inovasi

Dalam merancang, merencanakan, dan mengurus acara dibutuhkan kreativitas yang tinggi dan juga inovasi untuk membuat konsep acara yang lebih baik.

Seorang corporate event organizer wajib kreatif dan inovatif agar dapat mengelola acara perusahaan dengan hasil akhir yang lebih menarik.

• Skill berkomunikasi yang baik

Jasa corporate event organizer memiliki banyak tugas dan tanggung jawab termasuk berkomunikasi dengan vendor atau mitra kerja acara. Oleh karena itu mereka diharuskan memiliki kecakapan dalam berkomunikasi untuk membangun relasi tersebut.

• Kemampuan koordinasi

Corporate event organizer harus memiliki skill untuk mengkoordinasikan banyak detail acara. Ini dilakukan agar acara dapat berjalan dengan sukses sesuai perencanaan.

• Skill mengatasi tekanan dan masalah

Mengurus penyelenggaraan acara memiliki banyak target yang perlu dipenuhi sebelum acara diselenggarakan.

Oleh karena itulah, untuk kelancaran acara maka corporate event organizer diharuskan untuk mampu bekerja di bawah tekanan demi mencapai target tersebut.

• Skill manajemen waktu

Ada banyak tenggat waktu dalam mengurus acara, maka dari itu corporate event organizer harus mampu memanajemen waktu. Time management ini sangat penting agar pekerjaan dapat diselesaikan tanpa melewati tenggat waktu atau deadline yang telah ditentukan.

Untuk itu, maka pastikan memilih jasa corporate event organizer terbaik untuk perusahaan agar acara berjalan dengan lancar.

• Kemampuan memahami bidang yang dikelola

Corporate event organizer diwajibkan untuk mengetahui bidang atau industri apa yang sedang diwakilinya. Ini bertujuan agar acara perusahaan yang dibuat sesuai dengan permintaan dan kebutuhan perusahaan.

Jenis dan Bentuk Corporate Event

• Formal

Jenis acara ini memiliki peraturan yang resmi dan baku sehingga harus diikuti seluruh orang yang memiliki keterlibatan dengan acara tersebut. Jenis acara oleh corporate event yang satu ini juga pelaksanaannya menggunakan bahasa resmi.

Sehingga tidak heran jika audiens yang menghadiri acara juga biasanya diminta untuk menggunakan busana resmi yang rapi. Contoh jenis acara corporate event ini yaitu acara pelantikan jabatan di perusahaan dan juga penandatanganan MOU.

• Semi formal

Untuk jenis acara yang satu ini lebih santai namun tetap resmi, seperti memiliki susunan acara yang terstruktur dengan baik. Untuk bahasa yang digunakan saat acara digelar juga tidak terlalu baku. Contohnya seperti acara peresmian cabang baru perusahaan.

Anda bisa melihat bagaimana jasa corporate event organizer semi formal dalam mengelola jenis acara yang satu ini.

• Kelembagaan

Jenis dan bentuk corporate event selanjutnya yaitu acara yang diselenggarakan merupakan salah satu dari fungsi kelembagaan. Misalnya seperti acara penandatanganan MOU dan pelantikan jabatan sebagai jenis acara yang formal.

• Marketing

Jenis acara ini diselenggarakan sebagai media marketing oleh perusahaan. Contoh acara yang diadakan yaitu acara launching produk terbaru dari perusahaan.

• Kehumasan

Jenis acara yang digelar bertujuan untuk meningkatkan citra dan reputasi perusahaan. Misal seperti acara yang diselenggarakan dengan tujuan memberikan penghargaan atau reward untuk relasi kerja.

Ini merupakan jenis jasa corporate event organizer juga yang sering digunakan perusahaan untuk menciptakan brand atau nama baik perusahaan.

• Personalia

Tujuan dari penyelenggaraan acara dengan jenis ini yaitu untuk mewujudkan fungsi dan tujuan dari personalia. Jenis acara personalia yang sering diselenggarakan seperti outing atau outbond serta family gathering untuk perusahaan.

Melalui kegiatan tersebut diharapkan bahwa karyawan ada waktu untuk refreshing dan liburan sambil mempererat relasi dengan rekan kerja.

5 Keuntungan Menggunakan Corporate Event Organizer

Menggunakan corporate event organizer dalam setiap penyelenggaraan acara perusahaan akan lebih memudahkan perusahaan dalam mewujudkan acara yang sukses. Oleh karena itu banyak perusahaan yang menggunakan jasa ini.

Lebih lengkapnya, simak keuntungan menggunakan corporate event organizer berikut:

• Lebih hemat dari segi tenaga dan waktu

Dengan jasa corporate event organizer, Anda tidak perlu membuang banyak tenaga dan waktu dalam membuat acara. Ini dikarenakan corporate event organizer dapat mengurus acara dari tahap perencanaan hingga acara selesai diselenggarakan.

Dengan ini artinya mereka sudah berpengalaman mengurus acara-acara perusahaan sehingga Anda tidak perlu menghabiskan banyak tenaga dan waktu untuk mengurusnya. Anda bisa menggunakan tenaga dan tersebut untuk mengerjakan hal lainnya.

• Hasil lebih baik karena dikerjakan tim profesional

Jika Anda tidak memiliki pengalaman untuk membuat acara perusahaan, maka percayakan dengan corporate event organizer. Mereka memiliki tim profesional yang memiliki kinerja yang baik dalam merencanakan suatu acara.

Dengan tim profesional dan kinerja yang baik, maka Anda bisa mendapatkan hasil acara yang lebih baik dibandingkan mengurusnya sendiri.

• Mampu mengatasi masalah teknis

Permasalahan tentang teknis sering kali terjadi secara tidak terduga, entah itu saat perencanaan atau pelaksanaan acara. Masalah teknis ini dapat memicu hambatan untuk acara berjalan dengan lancar.

Untuk itulah Anda membutuhkan jasa corporate event organizer agar mengatasi kendala teknis yang terjadi. Berdasarkan pengalaman yang ada, mereka memiliki solusi untuk mengatasi kendala-kendala tersebut.

• Menciptakan acara yang lebih kreatif

Corporate event organizer memiliki kreativtas yang tinggi dalam menyajikan  ide dan konsep acara menjadi lebih menarik. Untuk itu, jika ingin acara perusahaan memiliki konsep yang unik dan berbeda dari yang lain maka bisa memanfaatkan jasa ini.

Anda bisa mencari jasa corporate event organizer yang kreatif yang dapat membantu mewujudkan konsep acara yang sesuai dengan harapan.

• Membantu untuk menjalin relasi dengan berbagai pihak

Event organizer memiliki banyak relasi dan koneksi dengan berbagai pihak dikarenakan keharusan mereka dalam membangun hubungan dengan pihak-pihak tersebut.

Oleh karena itu, jika menggunakan jasa mereka Anda dapat membangun dan menjalin relasi dengan pihak-pihak itu juga. Membangun relasi sebanyak-banyaknya dengan vendor atau mitra kerja dapat membantu Anda dalam mengurus acara perusahaan yang ingin diselenggarakan.

Contohnya apabila Anda memakai jasa Admos Adventure, jasa EO berpengalaman untuk event-event perusahaan skala kecil dan besar. Anda bisa hubungi 0812 3359 8448 atau email di hi@admosadventure.co.id untuk sewa jasa kami. Bisa juga dengan datang ke kantor kami di Jalan M. Nasir RT.04/08 No. 44, Cilodong, Depok.

Hal yang Perlu Disiapkan untuk Membuat Corporate Event

Untuk membuat corporate event atau acara perusahaan, Anda perlu menyiapkan beberapa hal agar acara yang akan diselenggarakan berjalan dengan lancar. Demi kelancaran acara, pastikan untuk tidak melewati hal-hal berikut ini saat membuat corporate event:

• Melakukan riset tentang topik acara dan apa yang audiens butuhkan

Jasa corporate event organizer bertugas untuk membuat konsep dan tema acara. Untuk mendapatkannya, corporate event organizer perlu melakukan riset agar mendapatkan konsep yang cocok dengan target audiens.

Anda juga harus mencari bintang tamu atau pembicara yang sesuai dengan tema acara yang diselenggarakan. Pastikan untuk memilih pembicara yang memiliki pengalaman dan juga kredibel sebagai pengisi materi untuk acara yang akan diadakan.

• Membuat rundown acara yang menarik

Rundown acara atau susunan acara perlu dibuat secara runtut, selain itu juga harus menarik. Ini sangat penting agar audiens tidak merasa bosan selama acara berjalan. Buatlah rundown acara dengan penuh pertimbangan untuk menghindari hal tersebut.

• Menyusun anggaran acara

Salah satu tugas jasa corporate event organizer yang krusial yaitu menyusun budget atau anggaran acara. Penyusunan anggaran ini memerlukan ketelitian agar tidak terjadi pembengkakan anggaran di akhir.

Anda harus memastikan menyusunnya dengan benar agar acara perusahaan dapat berjalan lancar tanpa adanya kendala dana yang tidak diinginkan. Perhatikan elemen-elemen seperti akomodasi, publikasi, dokumentasi, hingga honor untuk pengisi acara.

• Mempublikasikan acara

Publikasi acara perlu Anda perhatikan dengan benar saat ingin membuat corporate event. Pikirkan bagaimana cara mempublikasikan acara yang paling efektif agar dapat menjangkau lebih banyak target audiens.

Ini bukan hanya sekedar mendesain poster, tetapi tentang bagaimana Anda saar mendistribusikan poster tersebut kepada target audiens. Manfaatkanlah media sosial yang dimiliki untuk mempublikasikan materi acara tersebut.

Itulah penjelasan tentang jasa corporate event organizer yang wajib Anda ketahui untuk membuat acara korporat atau acara perusahaan. Anda bisa mengetahui tugas dan tanggung jawab dari event organizer dalam memastikan kelancaran acara perusahaan.