Event Organizer Yang Menarik

9 Langkah Merancang Acara Ala Event Organizer yang Menarik

• Mencari inspirasi

Sebelum mulai merancang konsep, Anda perlu mencari inspirasi sebanyak-banyaknya. Ini sangat penting sebagai referensi Anda dalam membuat suatu konsep acara yang lebih menarik. Anda bisa menyatukan ide-ide yang ada dan mengkreasikannya untuk menciptakan konsep event yang berbeda.

• Memahami kebutuhan yang diperlukan dari event yang sudah ada

Pada tahap ini, Anda mulai mencari tahu lebih dalam kebutuhan untuk membuat event berdasarkan event yang sudah diselenggarakan sebelumnya.

Temukan hal-hal yang dibutuhkan meliputi sponsor apa yang mendanai mereka. Sehingga, Anda dapat mengukur kemampuan Anda dalam membuatnya.

• Menyusun konsep

Setelah mengetahui apa saja yang dibutuhkan dalam sebuah event, mulailah menyusun konsep dengan draft kasar. Buat draft yang menyangkut elemen untuk menyusun acara, seperti dekorasi, sound system, lighting, pengisi acara, dll.

• Pada

Sebaiknya hindari untuk menghitung anggaran yang dibutuhkan. Jika masih bingung di tahap ini, Anda bisa mencari event organizer yang menarik yang berpengalaman yang ahli di bidang ini lalu wujudkan konsep acara yang menyenangkan.

• Menghapus agenda yang tidak penting

Jika Anda sudah menyusun konsep dan terdapat banyak agenda yang ingin dilaksanakan, maka mulailah memilah agenda mana yang perlu diprioritaskan. Untuk agenda yang kurang masuk akal atau membutuhkan anggaran besar sebaiknya dibuang saja.

• Memeriksa harga/biaya

Lakukan mini riset untuk memeriksa daftar harga/biaya dari elemen-elemen yang dibutuhkan. Ini akan membuat konsep acara lebih matang, sehingga acara Anda memiliki kemungkinan besar untuk berjalan dengan lancar.

• Menyusun tim kerja

Untuk sebuah acara dibutuhkan tim kerja yang memiliki tanggung jawabnya masing-masing. Tim kerja sudah perlu dibentuk di tahap pembuatan konsep dengan membagikan jobnya masing-masing.

Temukan jasa event organizer yang menarik sebagai rekan kerja yang akan membantu kesuksesan tim kerja. Anda bisa memilih event organizer yang kredibel dan dapat diandalkan untuk mengurus acara tersebut.

• Diskusi dengan tim kerja tentang konsep acara

Diskusi merupakan hal yang paling penting untuk mewujudkan tujuan bersama tentang sebuah acara. Ini perlu dilakukan untuk menghindari adanya miss–komunikasi atau kesalahpahaman selama merancang sebuah acara.

Namun begitu, Anda harus teguh pendirian dan tidak mudah goyah jika mendapatkan masukan dari tim yang tidak sesuai keinginan awal. Sebaliknya, terimalah usulan yang membangun dan memberikan hasil yang baik pada konsep acara  yang ingin diselenggarakan.

• Membuat daftar sponsor yang dibutuhkan

Saat melakukan perancangan acara, Anda perlu membuat daftar-daftar sponsor yang paling relevan dengan acara. Ini dikarenakan terdapat hubungan timbal balik antara Anda dan sponsor yang sama-sama ingin mendapatkan keuntungan.

Buat proposal dengan rapi untuk meyakinkan sponsor untuk mendukung dan memberikan pendanaan untuk acara. Anda bisa mendapatkan sponsor yang terpercaya dan sesuai dengan menggunakan event organizer yang menarik yang terbaik.

• Membuat proposal acara, survei dan mengkaji kembali konsepnya

Buatlah proposal acara dengan kreatif dan juga menarik sehingga dapat diterima. Setelah itu, lakukan survei terkait konsep acara kepada target audiens. Cari tahu ketertarikan audiens pada konsep acara sebagai bahan untuk mengkaji kembali konsep acara tersebut.

Agar acara berjalan lancar dengan proses mendetail, Anda bisa menyewa jasa EO Admos Adventure. Karena EO Admos adalah perusahaan berpengalaman yang memiliki perencanaan jelas serta biaya transparan.

Hubungi 0812 3359 8448 atau email di hi@admosadventure.co.id untuk konsultasi dan pemesanan online. Anda juga bisa janjian konsultasi untuk tatap muka di kantor Admos yang berlokasi di Jalan M. Nasir RT.04/08 No. 44, Cilodong, Depok.

Hal-hal yang Dilakukan Event Organizer Saat Membuat Acara

Untuk mewujudkan event yang menarik dan sukses, event organizer melakukan beberapa hal untuk menjamin keberhasilan dari event tersebut. Berikut hal-hal yang perlu dilakukan event organizer saat membuat acara:

• Targeting

Sebelum membuat acara, event organizer perlu menentukan tujuan dari acara tersebut hingga target audiensnya. Targeting sangat penting untuk membantu event organizer dalam menentukan jenis acara yang ingin dibuat hingga jenis audiens yang diperlukan.

• Budgeting

Event organizer yang menarik melakukan budgeting sebelum membuat acara. Budgeting artinya membuat anggaran atau biaya yang dibutuhkan untuk keperluan acara. Di tahap ini juga, event organizer menentukan sumber daya yang dibutuhkan.
Budgeting sangat diperlukan untuk membuat acara menjadi lebih terorganisir. Dengan ini, acara dapat berjalan dengan lebih efektif dan efisien.

• Menentukan lokasi dan waktu

Hal selanjutnya yang perlu dilakukan event organizer saat membuat acara adalah menentukan lokasi dan juga waktu. Di tahap ini, event organizer akan mencari lokasi yang paling sesuai dengan konsep acara dan juga audiens.

Selain itu, event organizer juga menentukan waktu pelaksanaan yang juga menyesuaikan target audiens tersebut. Penyesuaian lokasi dan waktu dengan target audiens ini penting agar audiens dapat menghadiri acara sesuai yang diharapkan.

• Menentukan ceremony

Pada tahap ini, event organizer akan menentukan ceremony tentang partisipasi audiens dan bagaimana acara tersebut berjalan. Untuk menyusun dan menentukannya, Anda bisa menggunakan jasa event organizer yang menarik yang terpercaya untuk mengurus hal tersebut.

• Promoting

Hal selanjutnya yang perlu dilakukan event organizer yaitu melakukan promosi. Untuk mempromosikan atau memasarkan acara biasanya dilakukan dengan memanfaatkan platform media sosial, pengumuman, dan juga email.

Di tahap promoting, event organizer diharuskan untuk memiliki kecakapan dan strategi promosi yang efektif sehingga dapat menarik target audiens hadir.

• Membentuk tim serta menyiapkan sumber daya

Untuk mencapai kelancaran acara sesuai permintaan klien, event organizer harus membentuk tim profesional yang memiliki keahlian di bidang tersebut. Pembentukan tim kerja juga perlu dilakukan dengan cara menyesuaikan dengan keahlian setiap anggota.

Ini bertujuan agar tim yang bertanggung jawab di bidang tersebut dapat bekerja dengan baik dan mampu menanganinya. Setelah itu, event organizer juga menyiapkan apa saja sumber daya yang dibutuhkan untuk acara.

• Menyiapkan detail teknis

Event organizer harus mengurus persiapan acara secara teknis, seperti akomodasi, menyiapkan peralatan, katering, dll.

• Melakukan evaluasi dan membuat laporan

Setelah acara selesai, event organizer harus melakukan evaluasi tentang jalannya acara. Setelah itu, baru membuat laporan acara kepada stakeholder terkait.

Tips Mempromosikan Event Agar Menarik Perhatian Target Audiens

Perencanaan acara yang matang akan sia-sia jika tidak ada promosi event yang menyebabkan target audiens tidak tercapai. Untuk itu, diperlukan strategi pemasaran yang tepat untuk mencapai target tersebut. Simak tips mempromosikan event berikut ini:

• Ketahui siapa target audiens

Tips paling pertama untuk mempromosikan event pada audiens adalah mengetahui terlebih dahulu siapa target audiens dari acara yang ingin dibuat. Jika sudah mengetahuinya, maka Anda akan lebih mudah dalam menentukan jenis media dan juga pesan yang digunakan untuk promosi.

Jika target audiens adalah ibu-ibu, maka Anda bisa menggunakan platform Facebook atau Instagram yang banyak digunakan ibu-ibu. Dengan ini, maka promosi berkemungkinan berhasil karena dapat menjangkau target audiens tersebut.

• Gunakan media sosial yang tepat

Untuk mempromosikan event, Anda perlu memanfaatkan media sosial untuk menarik atensi audiens. Gunakan akun media sosial khusus agar acara lebih di-notice oleh audiens. Anda juga bisa membuat konten promosi dengan pesan yang menarik untuk diperhatikan audiens.

Jika Anda masih bingung tentang mempromosikan event lewat media sosial, Anda bisa meminta bantuan jasa event organizer yang menarik. Event organizer terbaik pasti lebih paham dalam melakukan promosi event di media sosial berbekal pengalaman yang ada.

• Gunakan iklan berbayar

Jika Anda memiliki budget untuk promosi yang lebih banyak, maka Anda bisa menggunakan iklan berbayar untuk promosi. Iklan berbayar akan lebih efektif karena memang ditujukan pada target tertentu melalui platform online yang mereka gunakan.

Untuk membuat iklan berbayar lebih efektif, pastikan Anda memanfaatkan ftur-fitur tertentu untuk menjangkau audiens. Seperti custom audience, lookalike audience, atau remarketing.

• Memilih mitra atau sponsor dengan citra baik

Jika event Anda bekerja sama dengan sponsor yang memiliki reputasi baik, maka berkemungkinan menarik audiens sebagai konsumen dari sponsor tersebut.

Maka dari itu, penting juga untuk memilih sponsor yang memiliki citra yang baik di mata publik demi menarik perhatian audiens.

• Bangun branding dengan merchandise

Jika event Anda sudah memiliki branding dan dikenal oleh publik, maka akan lebih mudah untuk mempromosikannya. Untuk itu, Anda perlu membangun branding terlebih dahulu. Caranya yaitu dengan membuat merchandise dan membagikannya ke target audiens.

• Buat pamflet acara yang menarik

Agar informasi tentang event sampai ke target audiens, maka Anda diharuskan untuk membuat pamflet atau flyer yang menarik. Sampaikan informasi singkat namun jelas tentang acara pada pamflet lalu mulai membuat desain yang menarik perhatian.

Setelah itu, Anda bisa mencetaknya dan mulai menyebarkannya ke tempat-tempat strategis untuk mencapai lebih banyak audiens.

• Buat video singkat untuk promosi

Terdapat banyak ide kreatif video promosi yang bisa Anda jadikan inspirasi. Namun, jika tidak ingin ribet gunakan jasa event organizer yang menarik untuk membuat video promosi dengan skill videografi yang mumpuni.

• Manfaatkan fitur event Facebook

Facebook sebagai platform media sosial memiliki fitur event yang memungkinkan Anda untuk mengundang banyak orang dan bergabung ke event. Ini akan menjangkau audiens lebih luas dan meningkatkan awareness mereka terhadap event tersebut.

Pastikan untuk membuat judul event yang persuasif dan menarik, selain itu buat juga deskripsi event yang dapat menjelaskan tentang event. Gunakan keyword khusus saat membuat cover, judul, dan deskripsi dari event yang ingin diselenggarakan.

• Gunakan email marketing

Strategi promosi event organizer yang menarik yang masih efektif untuk dilakukan yaitu menggunakan email marketing. Email marketing ini dapat Anda kirimkan kepada target audiens ke email mereka masing-masing.

Sebelum itu, pastikan Anda sudah memiliki daftar email target audiens terlebih dahulu. Anda juga bisa mengirimkan email marketing kepada peserta yang pernah mengikuti event serupa yang Anda adakan sebelumnya.

Itulah langkah-langkah merancang acara ala event organizer yang menarik untuk diterapkan. Pastikan Anda tidak melewati langkah-langkah tersebut untuk mencapai keberhasilan dari acara. Ketahui juga hal apa saja yang dilakukan event organizer saat membuat acara dan simak penjelasan cara melakukan promosi event di atas.