Event Organizer Acara Kantor – Event organizer (EO) adalah sebuah penyedia jasa yang dapat membantu menggelar sebuah event atau acara. Untuk cakupan acara yang cukup besar seperti acara kantor, Anda diwajibkan untuk mencari event organizer yang berkualitas demi kelancaran acara. Berikut tips memilihnya.
5 Tips Memilih Event Organizer Acara Kantor
-
Sesuaikan dengan budget
Saat memilih event organizer yang akan diselenggarakan, pastikan untuk menyesuaikan biaya jasanya dengan anggaran. Ini patut diperkirakan dengan penuh pertimbangan secara teliti untuk menghindari adanya kekurangan dari budget yang telah disiapkan.
Dengan memilih yang sesuai budget, maka Anda tidak perlu khawatir tentang kemungkinan akan terkendala dalam biaya saat mencari EO berkualitas. Pastikan juga bahwa EO yang sesuai budget memiliki kualitas dan merupakan pilihan yang tepat.
-
Memiliki banyak pengalaman
Untuk mendapatkan event organizer yang tepat, Anda perlu memilih yang banyak pengalaman. Banyaknya pengalaman yang dimiliki event organizer menunjukkan seberapa jauh keahlian mereka dalam menyusun sebuah event penting seperti acara kantor.
Event organizer yang memiliki banyak pengalaman pastinya akan memiliki kecakapan lebih dalam mengakomodir permintaan Anda sebagai klien. Dengan ini, maka acara dapat berjalan tanpa kendala dan sesuai harapan.
-
Tingkat kedisiplinan yang tinggi
Event organizer yang memiliki tingkat kedisiplinan yang tinggi perlu dipertimbangkan untuk mengurus acara kantor yang akan diadakan. Kedisiplinan merupakan cerminan dari profesionalitas event organizer.
Jika event organizer tidak disiplin, maka hal ini juga akan merambat pada hasil kerjanya. Misal, seperti acara yang tidak sesuai permintaan klien, waktu yang tidak sesuai rundown hingga kendala lainnya yang menghambat jalannya acara.
-
Kemampuan berkomunikasi
Untuk memilih event organizer acara kantor di Jakarta, pastikan memperhatikan kemampuan berkomunikasi. Pilihlah event organizer yang bisa diajak berkomunikasi dengan baik.
Kemampuan berkomunikasi yang baik artinya event organizer mampu menanggapi dengan baik. Selain itu, juga tidak sulit untuk diajak berkomunikasi atau fast respon. Sehingga, dengan ini dapat menghindari terjadinya miss communication yang tidak diharapkan.
-
Menyediakan layanan prima
Acara dapat berjalan dengan lancar tanpa kendala jika Anda memilih event organizer yang mampu memberikan layanan prima. Ini sangat penting agar acara yang diselenggarakan dapat berjalan dapat terkontrol dan berjalan sebagaimana mestinya.
Salah satu jasa event organizer yang memberikan layanan prima yaitu Admos Adventure, kami adalah jasa EO berpengalaman untuk banyak macam acara. Tidak hanya acara kantor, tapi juga wedding, engagement, seminar, workshop, perlombaan, dan masih banyak lagi.
Jika ingin memakai jasa kami, bisa langsung menghubungi CS https://admosadventure.co.id kami di 0812 3359 8448 atau email di hi@admosadventure.co.id. Anda juga dapat datang langsung ke lokasi kami yang ada di Jalan M. Nasir RT.04/08 No. 44, Cilodong, Depok.
Keuntungan Menggunakan Jasa Event Organizer Kantor
Acara perusahaan memerlukan konsep dan persiapan yang matang. Maka dari itu, untuk mendapatkannya diperlukan event organizer yang bertugas mengatur hal tersebut. Pilihan menggunakan event organizer untuk acara kantor merupakan keputusan yang tepat.
Ini dikarenakan banyak keuntungan yang didapatkan seperti:
-
Menawarkan tema yang menarik
Jika Anda ingin tema acara kantor yang lebih fresh, maka keputusan menggunakan event organizer adalah yang paling tepat. Event organizer memiliki segudang tema acara yang menarik berdasarkan adanya pengalaman kerja yang mereka lakukan.
Selain itu, mereka memang memiliki keahlian dalam menawarkan pilihan tema yang lebih unik dan juga baru. Sehingga, cocok bagi Anda yang menginginkan tema acara yang berbeda. Event organizer akan memberikan alternatif dari tema-tema yang disesuaikan dengan permintaan.
-
Memiliki konsep yang kreatif
Keuntungan berikutnya menggunakan event organizer acara kantor di Jakarta Selatan karena mereka mampu menyusun konsep acara yang lebih kreatif. Jasa event organizer profesional yang berkualitas mampu memberikan ide untuk konsep acara yang lebih baik.
Ini berkaitan dengan banyaknya pengalaman yang didapatkan dalam menyelenggarakan acara sebelumnya. Konsep yang lebih kreatif akan membuat acara kantor berjalan dengan lebih baik dan tidak monoton seperti biasanya.
-
Lebih mendetail
Event organizer memiliki keahlian detail-oriented yang menjadi alasan mengapa orang banyak ingin menggunakan jasanya. Detail-oriented adalah kemampuan mengelola acara dengan lebih mendetail tanpa melewarkan detail kecil yang berisiko menghambat jalannya acara perusahaan.
Pengerjaan detail sudah sering dilakukan event organizer yang telah menyelenggarakan banyak acara sebelumnya. Sehingga, mereka dapat mengerjakannya tanpa melewatkan detail apa pun. Bahkan event organizer membantu Anda mendapatkan vendor hingga detail lainnya yang berhubungan dengan berjalannya suatu event.
-
Menghemat waktu
Bagi Anda yang ingin konsep acara selesai tanpa memakan banyak waktu, sudah seharusnya menggunakan jasa event organizer acara kantor. Dengan jasa event organizer, Anda dapat menggunakan waktu untuk hal lainnya yang berkaitan dengan acara.
Sementara untuk memastikan kelancaran acara, merencanakan dan melakukan riset dapat dilakukan oleh event organizer. Dengan ini, Anda lebih terbantu dan menyerahkan segala persiapan hingga kelancaran acara pada pihak yang bertanggung jawab.
-
Menghemat tenaga
Selain menghemat waktu, pihak perusahaan juga dapat menghemat tenaga karyawan untuk menyusun jalannya acara. Sehingga, tenaga karyawan bisa digunakan untuk mengurus hal lainnya agar lebih optimal.
Dengan adanya event organizer, maka perusahaan tidak perlu memiliki beban tenaga dan hanya perlu menyerahkannya kepada profesional. Event organizer mampu memberikan saran serta ide terkait konsep mentah yang telah diminta perusahaan.
-
Mengurangi stres
Mengurus atau mengelola acara besar seperti acara kantor merupakan beban pikiran yang memicu stres. Untuk menghindari hal tersebut maka dapat menggunakan event organizer profesional yang memiliki keahlian untuk mengatur hal tersebut.
Event organizer dapat membantu mencari jalan keluar yang berkaitan dengan penyelenggaraan acara. Sehingga, Anda tidak perlu mengalami stres berkepanjangan untuk memastikan acara berjalan tanpa hambatan apa pun.
-
Mengatur anggaran yang keluar
Jika menggunakan jasa event organizer acara kantor, maka anggaran yang keluar dapat juga diatur oleh mereka. Artinya, mereka dapat mengendalikan anggaran yang keluar sehingga dapat meminimalisir kerugian pada perusahaan.
Tugas mengatur anggaran ini dapat dilakukan event organizer yang sudah memiliki jam terbang yang tinggi. Ini tentunya dapat mereka lakukan dengan lebih baik, dibanding jika karyawan yang memiliki kesibukan utama yang melakukannya.
-
Lebih fleksibel
Keuntungan lainnya dari menggunakan event organizer acara kantor karena sifatnya yang lebih fleksibel. Sehingga, jika menjelang acara perusahaan memiliki kesibukan yang ekstra tidak masalah karena untuk berjalannya acara dapat diawasi event organizer sepenuhnya.
Dengan ini, maka artinya perusahaan dapat memilih tidak terlibat sama sekali terkait pengelolaan jalannya acara. Ini dapat ditentukan sesuai kesepakatan dari kedua belah pihak. Perusahaan juga dapat memilih untuk terlibat aktif dengan memberikan banyak masukan pada event organizer.
-
Lebih profesional
Alasan lainnya yaitu event organizer dapat memastikan acara berjalan dengan lancar karena profesionalitas yang dimiliki. Ini akan berbeda jika karyawan yang tidak memiliki keahlian di bidang tersebut yang mengaturnya.
Maka dari itu, dengan menggunakan event organizer yang profesional dapat menjamin acara berjalan lancar tanpa hambatan. Maka dari itu, saat memilih event organizer pastikan untuk memilih yang profesional.
-
Memiliki skill negosiasi dan manajemen
Saat menyewa jasa event organizer acara kantor terbaik, maka Anda akan mendapati mereka memiliki kemampuan organisasi yang lebih baik. Adapun kemampuan yang dimaksud mencakup skill negosiasi dan manajemen. Sehingga, Anda tidak perlu khawatir dengan urusan dengan pihak vendor atau supplier.
Event organizer mampu melakukan negosiasi dengan pihak-pihak penting dengan baik. Mereka bahkan mampu menekan pihak-pihak tersebut jika terjadi hambatan yang tidak terduga. Selain itu, event organizer mampu memanajemen timeline acara hingga pemesanan lokasinya.
-
Membantu sosialisasi
Selain menyusun konsep dan mengatur penyelenggaraan acara, event organizer juga dapat membantu untuk menyosialisasikan acaranya. Ini dikarenakan acara kantor yang digelar biasanya melibatkan pihak lain selain karyawan seperti masyarakat.
Hal ini juga berkaitan dengan tujuan yang dimiliki event organizer yaitu target peserta yang tercapai. Maka dari itu, jika menggunakan jasa event organizer maka Anda tidak perlu khawatir saat menyelenggarakan acara yang membutuhkan partisipasi masyarakat.
6 Tugas Event Organizer untuk Acara Kantor
Bagi yang sudah sering menyewa jasa event organizer pasti mengetahui bahwa mereka memiliki banyak daftar tugas. Namun, jika Anda baru ingin menggunakan jasa ini maka wajib mengetahui apa saja yang dilakukannya. Berikut tugas-tugas dari event organizer:
-
Menyusun konsep acara
Tugas pertama dan paling utama dari event organizer yaitu perencanaan acara yang mencakup pembuatan konsep acara. Lebih dari itu, jasa ini juga bertugas menyusun hal lainnya berkaitan dengan perencanaan acara seperti waktu, tanggal, dan lokasi yang tepat.
Konsep acara dan penentuan diselenggarakan acara tersebut merupakan hal mendasar yang sulit ditentukan bagi yang tidak berpengalaman. Sementara bagi event organizer dapat melakukannya dengan sangat terencana dan rapi berbekal pengalaman kerja yang ada.
-
Mengatur operasional acara
Tugas event organizer acara kantor juga mengatur aspek operasional dari acara. Seperti pengaturan transportasi, perizinan, tempat, hingga keamanan. Selain itu, event organizer juga memiliki tanggung jawab untuk mengatur tempat duduk, registrasi peserta, hingga menjual tiket.
-
Mengatur anggaran
Bagi perusahaan yang belum berpengalaman menyelenggarakan acara akan mengalami kesulitan saat menentukan anggaran yang diperlukan. Bahkan perusahaan yang sudah sering menggelar acara sekalipun belum tentu memiliki gambaran pasti tentang anggaran yang dibutuhkan
Manajemen anggaran ini merupakan tugas lainnya dari event organizer. Di mana mereka membantu untuk menentukan anggaran yang dibutuhkan dengan masuk akal. Selain itu, mereka bertugas memastikan anggaran mendapatkan perolehan dengan harga terbaik dan tetap disiplin.
-
Menjalin komunikasi dengan mitra
Event organizer bertanggung jawab untuk melakukan koordinasi dengan pihak mitra seperti crew, catering, dan vendor. Sehingga, jika Anda tidak memiliki cukup waktu untuk berkomunikasi dengan mitra-mitra tersebut sudah seharusnya menggunakan jasa event organizer ini.
-
Mempromosikan acara
Tugas event organizer selanjutnya yaitu meningkatkan kehadiran partisipan dengan cara promosi. Mereka memiliki kemampuan dalam menerapkan strategi pemasaran yang menarik dengan memanfaatkan media sosial, radio, website, dll.
Untuk mencapai target peserta yang diharapkan, Anda bisa menyewa jasa event organizer acara kantor terdekat. Pastikan acara berjalan tanpa hambatan dengan memilih event organizer yang memiliki kemampuan di bidang pemasaran.
-
Evaluasi
Event organizer juga bertugas untuk melakukan evaluasi tentang keberlangsungan acara yang telah dilaksanakan. Evaluasi ini mencakup keberhasilan mencapai tujuan yang telah ditentukan, hingga tanggapan dari pihak mitra, peserta, hingga klien.
Demikian beberapa tips memilih event organizer acara kantor bagi Anda yang ingin acara kantor berjalan tanpa hambatan. Saat memilihnya, jangan lupa untuk memilih event organizer yang memiliki kecakapan untuk mendapatkan keuntungan dari menggunakan jasa tersebut.