Event Organizer Sukabumi

Kunjungan industri diselenggarakan oleh perusahaan bekerja sama dengan lembaga pendidikan yang bersangkutan. Agar terorganisir, biasanya ada tim EO yang ditugaskan untuk merencanakan dan mengatur jalannya acara. Berikut beberapa tugas yang perlu dilakukan EO.

Tugas Event Organizer Sukabumi untuk Kunjungan Industri

• Mempelajari Surat Permohonan

Setelah perusahaan menyetujui surat permohonan kunjungan industri dari lembaga pendidikan terkait, pihak EO perlu mempelajari isi dari surat tersebut. Isi surat permohonan umumnya terdiri dari tujuan, tanggal, dan jumlah peserta kegiatan. Dari situ event organizer Sukabumi kunjungan industri dapat menyusun konsep serta kebutuhan acara sesuai dengan informasi.

• Mempelajari Peraturan Perusahaan

Setiap perusahaan memiliki peraturan tersendiri yang harus diikuti oleh peserta. Tata tertib perusahaan perlu dipahami oleh EO agar nantinya dapat disampaikan kepada peserta sebagai himbauan yang harus dipatuhi. Contoh dari tata tertibnya yaitu:

• Wajib menjaga kebersihan lingkungan perusahaan
• Dilarang merokok
• Dilarang masuk ke ruangan tanpa izin perusahaan
• Dilarang berbicara dengan suara keras
• Peserta yang mengunjungi unit/ruangan tertentu wajib menggunakan pakaian atau perlengkapan khusus demi keamanan
• Tidak boleh melakukan dokumentasi baik dalam bentuk foto atau video tanpa izin dari perusahaan
• Dilarang membawa pulang barang apa pun milik perusahaan, seperti peralatan, helm kerja, dan lain sebagainya.

Ini nantinya akan disampaikan di awal kegiatan untuk menghindari risiko yang tidak diinginkan.

• Berdiskusi dengan Perusahaan dan Perwakilan Lembaga

Ini dilakukan untuk mengidentifikasi kebutuhan dan keinginan kedua pihak untuk acara tersebut. Perwakilan lembaga pendidikan sebagai pemohon menyampaikan tujuannya untuk mengadakan kunjungan industri ke perusahaan tersebut. Sehingga dari tujuan tersebut dapat diketahui tema, sasaran kegiatan, hingga luaran yang diharapkan.

Perusahaan dapat menyampaikan fasilitas apa saja yang dikunjungi ole peserta agar tidak ada kesalahpahaman pada saat acara. Lewat diskusi ini, tim event organizer Sukabumi lebih mudah untuk memetakan rencana persiapan acara kunjungan industri.

• Menentukan Konsep Acara

Konsep acara berhubungan dengan tema, jenis kegiatan, jadwal kegiatan perlengkapan, akomodasi, hingga rencana anggaran. Aktivitas ini dilakukan setelah kesepakatan antara perusahaan, pihak pemohon, dan tim EO dibuat.

Dalam penyusunan konsep tim EO bekerja sama untuk mempersiapkan segala hal yang dibutuhkan. Ketika konsep telah selesai disusun, langkah berikutnya adalah membagi tugas kepada beberapa divisi agar progres menjadi lebih cepat. Pastikan untuk selalu berkoordinasi satu sama lain supaya tidak ada hal yang terlewat.

• Menyiapkan Kebutuhan Acara

Langkah ini dilakukan event organizer Sukabumi  perusahaan agar acara berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Persiapan yang dilakukan meliputi menentukan lokasi, menyiapkan sound system, banner, perizinan, konsumsi, hingga akomodasi peserta.

Akomodasi disediakan EO apabila sebelumnya sudah ada kerja sama dengan pihak sekolah atau perguruan tinggi. Sehingga peserta tidak perlu memikirkan akomodasi mulai dari keberangkatan, pelaksanaan acara, sampai dengan kepulangan.

• Membuat Susunan Acara

Setelah jadwal dan jenis kegiatan diketahui, berikutnya adalah membuat susunan acara. Susunan acara dibuat sebagai pedoman selama acara berlangsung agar terorganisir dan tepat waktu.

Susunan acara berisi tentang rincian alur kegiatan, durasi, lokasi, dan tugas setiap divisi (susunan acara untuk EO). Sementara untuk peserta kurang lebih sama, hanya saja tidak rincian tugas untuk EO.

• Mengecek Lokasi dan Rute Kunjungan

Meskipun lokasinya sudah pasti di perusahaan, EO tetap harus mengecek lokasi serta rute yang akan dikunjungi peserta. Jika ada pengarahan awal, maka EO harus menyediakan tempat seperti aula untuk menampung peserta. Tentu pemilihan ruang sesuai dengan izin yang diberikan perusahaan.

Begitu pun tempat lain seperti area produksi yang penuh dengan mesin dan perlengkapan rawan lainnya, perlu mendapatkan pengawasan lebih. Peserta akan terlebih dahulu dihimbau dan diawasi selama kegiatan observasi berlangsung. Ini untuk menghindari adanya hal yang tidak diinginkan.

• Mengawasi Peserta

Sebagaimana yang telah disinggung sebelumnya, EO bertugas mengawasi peserta dari awal hingga akhir acara. Tim event organizer Sukabumi  acara kerja sama khususnya divisi keamanan membagi anggotanya untuk berjaga-jaga di beberapa titik.

Hal ini dilakukan agar dimana pun peserta berada di luput dari pengawasan tim. Misalnya di area pintu masuk, area produksi, toilet, dan beberapa titik penting lainnya. Biasanya anggota menggunakan walkie talkie untuk saling berkoordinasi ketika ada masalah atau hanya sekedar menyampaikan lokasi mereka aman

• Evaluasi

Setelah acara berakhir tim EO selalu melakukan evaluasi sebagai bahan perbaikan ke depannya. Aktivitas ini merupakan langkah untuk mencari kesalahan atau kelemahan selama acara, baik dari persiapan awal hingga acara berakhir.

Namun bukan dalam artian mencari kesalahan untuk menyudutkan satu sama lain, tetapi sebagai pembelajaran yang kelak akan diperbaiki. Ini penting untuk mengurangi risiko yang sama di acara serupa nantinya.

Faktor Penting Saat Sewa Tim EO untuk Kunjungan Industri

• Kemampuan dan Pengalaman

Sebagai event organizer Sukabumi, seseorang harus memiliki kemampuan yang relevan dengan pekerjaan tersebut, diantaranya dalam  hal perencanaan dan pengorganisasian acara. Setidaknya pengetahuan dasar mengenai pengelolaan acara, negosiasi kontrak dan perjanjian, dekorasi, hingga logistik acara harus dikuasai.

Namun kemampuan tersebut harus didukung dengan kemampuan komunikasi, kerja sama tim, pemecahan  masalah, hingga manajemen waktu yang baik. Hal ini agar acara dapat berjalan lancar tanpa ada masalah serius.

Akan lebih baik jika anggota tim sudah pernah bekerja sebagai EO sebelumnya. Namun jika masih pemula, setidaknya calon anggota pernah mengikuti kepanitiaan baik skala organisasi maupun volunter untuk acara besar.

• Referensi atau Portofolio

Ketika calon EO membuat CV, minta mereka untuk mencantumkan referensi dari atasan atau klien yang pernah bekerja sama sebelumnya. Ini untuk mengetahui bagaimana kinerja calon staf dalam  menangani acara. Jika tidak ada referensi, calon staf dapat diminta untuk menyerahkan portofolio acara yang sudah pernah ditangani sebelumnya.

• Inovasi serta Kreativitas

Kemampuan menciptakan inovasi dan berpikir kreatif di segala kondisi adalah hal yang harus dimiliki oleh staf EO. Kreativitas dan  inovasi dibutuhkan ketika membuat konsep acara, dekorasi, dan pada saat ada masalah tidak terduga.

Kreativitas akan mampu menghadirkan  keunikan sehingga membuat lebih menonjol dari yang lain. Ini sangat penting diperhatikan apalagi ketika event organizer Sukabumi terbaik menangani acara besar dengan  jumlah target peserta yang cukup banyak.

Manfaat Kunjungan Industri Bagi Berbagai Pihak

Bagi Mahasiswa/Pelajar

• Menambah Pengetahuan Tentang Dunia Kerja

Sering kali apa yang dipelajari di bangku sekolah berbeda dengan apa yang terjadi di lapangan, terutama soal pekerjaan. Maka dari itu kegiatan seperti observasi dan kunjungan industri perlu dilakukan untuk menambah wawasan, terutama anak teknik yang lebih sering berhadapan dengan praktik.

Kunjungan industri biasanya disesuaikan dengan fokus keilmuan siswa atau jurusan. Contohnya teknik kimia yang mengunjungi perusahaan manufaktur makanan olahan, kunjungan mahasiswa teknik listrik ke PLN, mahasiswa akuntansi ke KAP, dan masih banyak lagi.

Kunjungan industri dapat menjadi pengalaman yang menyenangkan dan berharga. Ini akan memudahkan mahasiswa untuk menggambarkan dunia kerja yang sesungguhnya agar nantinya bisa lebih siap untuk menghadapi dunia tersebut.

• Sumber Informasi Sertifikasi

Di dunia kerja. Keahlian yang mumpuni sangat dibutuhkan agar tujuan perusahaan dapat tercapai secara maksimal. Oleh karena ini memiliki keahlian khusus menjadi syarat seseorang diterima kerja. Untuk meningkatkan kemampuan, biasanya orang-orang mengikuti sertifikasi atau pelatihan untuk menunjang karier.

Melalui kunjungan industri, biasanya mahasiswa akan memperoleh banyak informasi terkait dengan pelatihan dan sertifikasi yang sesuai. Informasi tersebut diberikan oleh perusahaan, didasarkan pada pengalaman selama melakukan proses perekrutan kerja sama atau bekerja sama dengan pihak lain.

Pihak lain yang dimaksud adalah badan sertifikasi yang dapat memberikan rekomendasi perusahaan sehubungan dengan lulusan mereka yang kompeten.

• Membandingkan Teori dengan Realita Lapangan

Mahasiswa tidak selamanya berkutat dengan teori, akan tetapi mereka dituntut untuk mampu merealisasikannya di dunia nyata. Tentu dalam implementasinya setiap orang membutuhkan pengalaman dan keahlian. Maka dari itu sebagai tahap awal, mahasiswa perlu melakukan kunjungan industri untuk membandingkan teori di kelas dengan fakta lapangan.

Agar mahasiswa fokus dengan kegiatan kunjungan industri, pihak kampus, perusahaan, dan tim EO perlu bekerja sama. Ini dilakukan untuk mempermudah peserta dan acara yang diselenggarakan berjalan lancar dan aman.

Mahasiswa tidak perlu lagi bingung menanyakan lokasi toilet, penggunaan fasilitas, hingga masalah konsumsi. Karena nantinya akan ada tim event organizer Sukabumi yang bertugas mengarahkan dan membantu peserta menyelesaikan masalahnya.

Bagi Universitas / Sekolah

• Memperluas Relasi Industri

Kunjungan industri dapat memicu adanya kerja sama yang menguntungkan antara lembaga pendidikan dengan pihak DUDI(Dunia Usaha/Dunia Industri). Ini sangat bermanfaat bagi kampus karena bisa menyalurkan lulusannya bekerja di perusahaan tersebut. Demikian juga sebaliknya, adanya kerja sama membuat perusahaan mampu memastikan kompetensi lulusan bahwa yang bersangkutan memang memiliki keahlian yang dibutuhkan.

• Mengembangkan Kurikulum

Penerapan kurikulum saat ini dapat dikembangkan lagi sesuai dengan standar yang berlaku. Misalnya sinkronisasi kurikulum, praktik lapangan, hingga peningkatan kualitas sarana dan prasarana.

Hal tersebut sangat bermanfaat untuk meningkatkan kompetensi mahasiswa sehingga ketika lulus lebih siap menghadapi dunia kerja.

Bagi Perusahaan/Industri

• Meningkatkan Branding Perusahaan

Adanya kunjungan industri, membantu perusahaan lebih dikenal masyarakat terutama lembaga pendidikan. Dengan demikian perusahaan bisa mempromosikan produk melalui jaringan kerja sama.

Selain branding untuk meningkatkan penjualan, kunjungan industri juga mempengaruhi citra perusahaan. Citra perusahaan yang baik akan membuka peluang lebih besar untuk menjalin kerjs sama dengan banyak investor. Maka konsep acara menarik dari event organizer Sukabumi kompeten bisa menarik minat banyak lembaga pendidikan untuk melakukan kunjungan industri ke perusahaan.

• Mendapat Masukan

Kunjungan industri membuat perusahaan mencoba untuk memperbaiki kelemahan/kekurangan berdasarkan saran dan masukan dari peserta. Dengan begitu DUDI dapat berkembang lebih pesat dari sebelumnya.

• Memperoleh Tenaga Kerja Kompeten

Kerja sama antara perusahaan dan universitas akan sangat membantu dalam hal memperoleh tenaga kerja kompeten. Hal tersebut dikarenakan universitas dan perusahaan bertukar informasi mengenai apa yang mereka ajarkan kepada mahasiswa, dan kompetensi apa yang dibutuhkan perusahaan.

Dengan adanya kerja sama kedua belah pihak melakukan sinkronisasi agar bisa melengkapi satu sama lain.

Event organizer akan membantu semua orang ketika ingin mengadakan suatu acara, termasuk acara kunjungan industri.

Sama halnya dengan Admos Adventure yang menawarkan jasa event organizer Sukabumi untuk mengunjungi berbagai industri/perusahaan. Jika kampus atau sekolah Anda berminat maka bisa hubungi CS kami di 0812 3359 8448 atau email di hi@admosadventure.co.id. Bisa juga dengan konsultasi di kantor kami, Jalan M. Nasir RT.04/08 No. 44, Cilodong, Depok.