Apa itu Jasa Event Organizer?

Apa itu Jasa Event Organizer – Event organizer atau EO merupakan bagian penting di balik kesuksesan acara tanpa hambatan. Peran sebuah jasa EO dalam mengurus sebuah acara sangatlah penting, baik acara skala kecil maupun besar. Berikut penjelasan lebih lanjut tentang event organizer.

Pengertian Apa itu Jasa Event Organizer

Event organizer adalah orang yang berperan besar dalam menyusun dan mengurus sebuah acara mulai dari perencanaan awal hingga akhir. Mereka bertanggung jawab mengurus hal yang berhubungan dengan acara.

Mulai dari menyusun tema dan konsep, menghubungi mitra dan vendor, merencanakan anggaran, hingga mengatur perlengkapan dan kebutuhan lainnya. Adapun untuk jenis acara yang diatur beragam, dimulai dari acara pribadi hingga acara yang bersifat publik.

Event organizer diharuskan memiliki kecakapan dalam berkomunikasi dengan klien. Hal ini bertujuan agar mereka dapat memenuhi permintaan klien berdasarkan proses diskusi yang telah dilakukan. 

Terpenuhnya permintaan klien merupakan salah satu tugas apa itu jasa event organizer yang perlu dicapai. Maka dari itu, jika permintaan klien telah terpenuhi artinya acara yang diselenggarakan akan memuaskan dan lebih berkesan.

Tanggung Jawab Event Organizer

• Melakukan komunikasi dengan klien

Event organizer diharuskan untuk memiliki kemampuan untuk berkomunikasi dengan klien. Ini dikarenakan berkomunikasi dengan klien termasuk ke dalam tanggung jawab atau tugas utama dari event organizer.

Komunikasi dengan klien dilakukan pertama kali untuk berdiskusi tentang garis besar dari acara yang akan diselenggarakan sesuai keinginan klien. Maka dari itu, event organizer diharuskan untuk mendengar dan memahami apa yang diinginkan atau dibutuhkan oleh klien untuk acara tersebut.

• Mengatur dan membuat perencanaan tentang acara

Mengatur acara merupakan tugas yang menggambarkan apa itu jasa event organizer secara umum. Event organizer bertanggung jawab dalam merencanakannya dengan menyesuaikan hasil diskusi dari proses komunikasi bersama klien.

• Membuat dan merincikan anggaran

Event organizer bertanggung jawab dalam pembuatan anggaran acara sesuai keperluan. Ini perlu dilakukan dengan teliti untuk menghindari pembengkakan dana yang tidak diinginkan pihak klien.

• Menentukan lokasi 

Dalam menentukan dan lokasi acara dibutuhkan survei untuk menetapkan lokasi yang paling tepat untuk jenis acara yang diurus. Ini merupakan tanggung jawab lainnya dari event organizer.

Tidak hanya memilih lokasi, event organizer juga yang mengurus seputar pemesanan tempat dan segala persiapan yang dibutuhkan. 

• Membuat rancangan acara

Rancangan acara yang perlu dibuat event organizer meliputi agenda, panduan, denah tata letak, pamflet, dan tiket. Selain itu, event organizer juga menyusun strategi promosi untuk memasarkan acara agar sampai ke target audiens.

Hal ini merupakan salah satu dari keuntungan apa itu jasa event organizer, di mana Anda tidak perlu pusing-pusing memikirkan promosinya. Mereka memiliki strategi pemasaran yang efektif dan berpengalaman, mulai dengan cara online hingga tradisional.

• Merekrut pihak yang dibutuhkan untuk acara

Pihak-pihak yang diperlukan seperti MC, entertainer, tamu khusus dan sukarelawan direkrut oleh event organizer. Perekrutan dilakukan tidak asal-asalan, melainkan dengan penuh pertimbangkan dan menyesuaikan acara yang digelar.

• Melakukan pengawasan selama acara berjalan

Event organizer tidak hanya mengurus acara di awal, melainkan juga menghadiri acara saat dilaksanakan untuk melakukan pengawasan. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa acara berjalan sesuai rencana tanpa hambatan apa pun.

• Mengatasi masalah yang tak terduga

Masalah bisa saja muncul di tengah-tengah acara tanpa bisa diprediksi sebelumnya. Event organizer bertanggung jawab mengatasi masalah tersebut sebelum menjadi lebih besar dan menghambat jalannya acara.

• Memberikan arahan pada anggota penyelenggara

Event organizer juga bertugas mengarahkan anggota yang terlibat mulai dari perencanaan hingga pelaksanaan acara.

• Melakukan negosiasi 

Manfaat menggunakan apa itu jasa event organizer adalah mereka yang bertugas melakukan negosiasi dengan mitra yang mendukung kelancaran acara. Misal layanan dekorasi, transportasi, teknik, katering, fotografer, dll.

Keahlian yang Harus Dimiliki Event Organizer

Untuk menyusun sebuah acara agar berjalan dengan lancar, event organizer harus memiliki keahlian atau skill. Keahlian ini yang menjadi faktor penting dalam keberhasilan sebuah acara. Berikut keahlian yang perlu dimiliki:

• Berjiwa kepemimpinan

Memiliki jiwa kepemimpinan atau leadership merupakan keahlian yang harus dimiliki seorang event organizer. Ini dikarenakan banyaknya tanggung jawab yang diemban, sehingga membutuhkan jiwa kepemimpinan yang kuat untuk mengatasinya.

Dengan kemampuan memimpin, event organizer dapat mengatur acara dengan penuh tanggung jawab. Selain itu, sebagai event organizer Anda juga bisa mengatur mitra atau vendor jika memiliki jiwa kemimpian yang kuat.

• Detail

Seorang event organizer harus mampu memperhatikan detail, sehingga tidak akan melewatkan hal sekecil apa pun. Dengan kemampuan ini, maka event organizer dapat lebih meminimalisir kemungkinan terjadinya kesalahan.

Detail kecil bisa saja menjadi penghambat acara, oleh karena itu Anda wajib memperhatikan detail dengan baik. Misal yang berhubungan dengan dekorasi, waktu, lokasi, dll.

• Manajemen waktu

Kemampuan yang harus dimiliki apa itu jasa event organizer yaitu dapat memanajemen waktu dengan baik. Manajemen waktu merupakan hal yang cukup krusial untuk mencapai target acara sesuai harapan.

Oleh karena itu, event organizer diharuskan memiliki keahlian ini. sehingga dapat mengurus persiapan acara dengan waktu berbeda tetap sesuai target.

• Mampu bekerja sama

Event organizer harus memiliki keahlian bekerja sama dengan klien dan mitra acara. Ini dikarenakan dalam sebuah acara, dibutuhkan banyak pihak yang berkolaborasi demi mencapai kesuksesan acara yang diharapkan.

Kerja sama atau kolaborasi yang baik akan membuat acara terselenggara dengan sebagaimana mestinya. Sehingga, klien juga akan lebih puas menggunakan jasa organizer karena sesuai permintaan.

• Multitasking

Multitasking adalah keahlian yang perlu dimiliki event organizer karena mereka memiliki banyak tanggung jawab. Dengan keahlian multitasking, event organizer dapat menyelesaikan segala hal yang perlu diurus tanpa harus keteteran.

Di Admos Adventure, kami memiliki semua pengalaman serta kemampuan di atas. Karena itu jasa kami mampu bertahan sampai sekarang dalam menyelenggarakan berbagai acara klien.

Jika Anda juga tertarik untuk bekerja sama dengan kami dan menyewa tim EO kami Admos Adventure, maka jangan ragu menghubungi kami untuk konsultasi terlebih dahulu. Hubungi di nomor 0812 3359 8448 atau email di hi@admosadventure.co.id. Bisa juga dengan datang langsung ke lokasi kantor kami di Jalan M. Nasir RT.04/08 No. 44, Cilodong, Depok.

6 Faktor yang Menentukan Kesuksesan Jasa Event Organizer

Jasa event organizer yang sukses memiliki beberapa faktor sebagai penentu kesuksesannya. Berikut faktor-faktor tersebut:

• Konteks/motivasi

Konteks atau motivasi adalah dorongan event organizer untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Faktor ini yang menjadi acuan event organizer dalam menyusun strategi untuk menyusun sebuah event.

Ini berkaitan dengan apa itu jasa event organizer yang bertugas mengetahui peluang dari isu yang dilihat berdasarkan konteks dan motivasi. Contohnya misal sedang hangat isu tertentu, maka mereka akan membuat event yang sukses dari isu tersebut.

• Konten

Konten yang berkualitas dan sesuai konteks merupakan faktor yang menentukan kesuksesan dari jasa event organizer. Konten yang hanya mengangkat isu hangat dan tidak ada inovasi akan terasa lebih hambar dan tidak menarik.

Maka dari itu, event organizer harus mampu mengeksekusi dan mendesain konten event dengan lebih baik. Dengan ini, konten akan tersampaikan dengan sukses kepada target audiens.

• Koneksi

Event organizer bertanggung jawab untuk melakukan kontak secara langsung dengan vendor atau mitra acara. Maka dari itu, mereka perlu memiliki koneksi yang luas untuk mendapatkan mitra yang baik dan mendukung kesuksesan acara.

Dengan koneksi yang luas akan tercipta peluang untuk membuat acara yang lebih baik. Misal, jika memiliki koneksi dengan kementerian pariwisata maka acara yang berhubungan dengan pariwisata dapat diselenggarakan dengan lebih sukses.

• Modal/kompetensi

Untuk mewujudkan kesuksesan apa itu jasa event organizer, maka event organizer patut memiliki modal. Adapun yang dimaksud dengan modal di sini adalah tim atau sumber daya manusia yang dimiliki.

Acara yang tidak memiliki cukup sumber daya manusia akan sulit mencapai kesuksesan. Ini dikarenakan sumber daya manusia sangat penting dalam penyelenggaraan sebuah acara. Pastikan untuk memiliki modal yang kompeten.

• Komunikasi

Komunikasi merupakan faktor yang sangat penting untuk menjadi event organizer yang sukses. Komunikasi bukan hanya dengan pihak klien, tetapi juga stakeholder yang terlibat untuk acara yang akan dibuat.

Event organizer perlu membangun komunikasi dengan vendor, organisasi, asosiasi, investor, audiens, dan pemerintah. Maka dari itu, komunikasi sangat penting untuk menentukan kesuksesan sebuah acara.

• Komputerisasi

Seorang event organizer memerlukan pengelolaan jasa dengan sistem komputerisasi. Artinya mereka mengatur acara dengan bantuan dari alat. Misal saat menghitung anggaran, ada baiknya menggunakan aplikasi keuangan di smartphone.

Tips Mendirikan Bisnis Event Organizer Bagi Pemula

Bagi Anda yang ingin mendirikan bisnis event organizer, Anda wajib mengetahui tips-tipsnya. Simak tips mendirikan bisnis event organizer berikut:

• Sebarkan hal positif selain keuntungan

Setiap bisnis dibangun tentunya untuk mendapatkan keuntungan. Namun begitu, Anda perlu memperbaiki mindset tersebut. Usahakan untuk memulai bisnis bukan hanya untuk keuntungan.

Anda bisa menyebar hal-hal positif sebagai langkah awal terjun ke bisnis ini. Selingi acara dengan penggalangan dana yang menunjukkan simpati dan sisi positif dari bisnis ini. Dengan ini, bisnis Anda juga bisa memberikan manfaat bagi yang membutuhkan.

• Bangun hubungan yang baik

Untuk membangun bisnis event organizer, Anda diwajibkan memiliki relasi atau hubungan yang baik dengan berbagai pihak. Relasi ini patut dibangun untuk membantu Anda menjalin hubungan baik dengan pihak-pihak penting.

Dengan adanya relasi, maka  Anda dapat membangun bisnis dengan bantuan dari koneksi yang dimiliki. Pastikan juga untuk membangun kepercayaan dengan koneksi yang dimiliki.

• Cari sponsor sebagai pendukung acara

Bagi Anda yang masih baru sangat membutuhkan bantuan sponsor untuk menggelar sebuah acara. Dengan adanya sponsor, Anda akan lebih terbantu dalam segi biaya sehingga acara dapat berjalan dengan sukses.

• Lebih peka dengan keadaan sekitar

Kunci menjadi event organizer yang profesional, Anda wajib lebih sadar dengan keadaan sosial. Kesadaran sosial dapat ditujukan dengan kepedulian Anda terhadap sekitar.  Kepedulian ini yang nantinya akan membuat bisnis lebih dihargai dan dipercaya.

Anda bisa menggalang dana untuk membantu masalah sosial yang sedang terjadi di sekitar. Berikan bantuan kepada orang yang tepat sebagai bentuk simpati Anda atas apa yang sedang mereka alami.

• Fokus dengan tujuan awal

Untuk membangun bisnis event organizer yang sukses, pastikan Anda tetap fokus dengan tujuan awal. Fokus dengan tujuan awal dapat menjadi kekuatan Anda untuk tetap bertahan di saat mengalami kegagalan selama memulai bisnis.

Demikianlah penjelasan tentang apa itu jasa event organizer yang perlu diketahui, terutama jika Anda ingin sewa jasa ini atau bahkan memulai bisnis EO. Semoga bermanfaat.