Tips Menjadi Event Organizer Yang Baik

Tips Menjadi Event Organizer Yang Baik – Semua EO ingin jasanya dikenal banyak orang, baik yang sudah lama berdiri hingga pemula. Oleh karena itu, kualitas jasa yang diberikan harus mampu memenuhi ekspektasi klien. Lantas apa saja yang perlu dilakukan untuk menjadi event organizer yang baik. Berikut ini adalah tipsnya.

Beberapa Tips Menjadi Event Organizer yang Baik

• Menambah Pengalaman dengan Bekerja Pada EO Terdahulu

Sebelum mendirikan bisnis EO, sebaiknya pebisnis menambah pengalaman dan wawasannya dengan bekerja pada bisnis serupa yang sudah ada.

Dari situ Anda akan mendapatkan berbagai pengalaman dan wawasan terkait dengan seluk beluk acara. Ini penting dimiliki sebelum terjun langsung karena tugas EO sangat banyak dan cukup kompleks.

Namun jika Anda kurang berkenan untuk bekerja, bisa menambah pengalaman dengan mengikuti volunter kepanitiaan. Mengingat bentuknya volunter, sudah pasti tuntutannya berbeda dengan bekerja. Volunter cenderung santai dan Anda bisa membantu semampunya.

Akan tetapi pengalaman yang didapat tentu berbeda, pilihan ini dapat disesuaikan dengan situasi masing-masing.

• Menyusun Rencana Bisnis

Tips menjadi event organizer yang baik dan terpercaya, pebisnis harus mempersiapkan semua hal dengan matang. Adapun hal yang perlu dipersiapkan terdiri dari:

• • Profil perusahaan, meliputi nama, alamat, kontak, serta spesialisasi jasa yang diberikan
  • Susunan manajemen
  • Rencana operasional, meliputi Standar Operasional Prosedur yang berlaku
  • Analisis pasar, meliputi target pasar yang dituju (mahasiswa, pengusaha, atau masyarakat umum)
  • Proyeksi keuangan, meliputi skema harga jasa dan modal yang diperlukan

• Mempersiapkan Modal

Tips menjadi event organizer yang baik dalam membangun bisnis adalah ketersediaan modal yang cukup. Mengingat semua pembiayaan acara ditanggung oleh penyedia jasa, umumnya setengah harga dari kesepakatan. Setengah harga sisanya diberikan ketika acara selesai, akan tetapi kesepakatan ini berbeda-beda tergantung EO.

Meskipun klien bersedia membayar keseluruhan biaya di awal, EO tetap harus menyediakan modal untuk berjaga. Modal ini setidaknya digunakan untuk urusan perizinan usaha, sewa kantor, peralatan kantor, promosi, sewa gedung, sound system, dan masih banyak lagi.

• Membentuk Tim yang Solid

Membangun bisnis EO cukup sulit karena membutuhkan banyak orang untuk pelaksanaannya. Tidak hanya banyak, orang-orang yang terlibat harus memiliki beberapa kompetensi yang dibutuhkan agar mampu menangani berbagai persoalan selama acara.

Yang paling penting adalah kemampuan berkoordinasi dan komunikasi satu sama lain. Ini penting untuk menciptakan tim yang solid agar nantinya dapat menghasilkan desain layanan yang memuaskan klien.

Sehingga dalam pemilihan staf tidak boleh dilakukan secara asal-asalan. Pastikan pada saat perekrutan, ada tahapan training untuk melihat kualitas calon staf. Apabila dinyatakan lulus, baru terjunkan mereka untuk menangani acara.

Apabila kualifikasi tim sudah terpenuhi, pemilik EO dapat memanajemen tim sesuai dengan visi misinya. Antara lain melakukan briefing, pengawasan, hingga evaluasi dengan tujuan memastikan apakah tim dalam kondisi baik atau ada masalah tertentu.

• Mengurus Syarat Berdirinya Usaha

Rekomendasi tips menjadi event organizer yang baik selanjutnya adalah mengurus perizinan usaha supaya bisnis EO dapat beroperasi. Apabila pemilik bisnis awam dengan persoalan ini, segara konsultasi pada ahli hukum.

Adapun dokumen yang diperlukan untuk legalitas usaha terdiri dari NPWP EO, TDUP MICE, serta izin teknis. Sementara untuk EO yang berspesialisasi di acara musik membutuhkan perizinan yang berbeda.

Untuk mendapatkan dokumen perizinan, pihak EO membutuhkan biaya sekitar 1-3 jutaan. Supaya urusan perizinan lebih praktis, bentuk divisi yang khusus menangani legal serta kontrak.

• Memilih Vendor Terpercaya

Karena banyak hal yang perlu dipersiapkan untuk membuat acara, tips menjadi event organizer yang baik yaitu perlu bekerja sama dengan vendor terpercaya. Tujuannya agar segala kebutuhan dapat terpenuhi dengan baik.

Misalnya bekerja sama dengan vendor gedung, dekorasi, panggung, catering hingga souvenir. Selain lebih praktis, ada kerja sama dengan vendor membuat biaya yang dikeluarkan lebih sedikit. Ini dikarenakan ada harga kerja sama yang membuatnya jauh lebih dibandingkan harga pasaran.

Cari vendor dan pilih yang terbaik melalui internet, media sosial, atau mengunjungi acara pameran dagang.

• Aktif Melakukan Promosi

Langkah berikutnya adalah aktif melakukan promosi untuk menjangkau calon klien. Untuk promosi, EO membutuhkan biaya kurang lebih Rp1.000.000. adapun strategi promosi yang bisa diterapkan yaitu:

• • Membagikan kartu nama
  • Membuat media sosial dan aktif memposting informasi tentang EO
  • Memanfaatkan email marketing
  • Membuat iklan berupa kampanye online
  • Membuat website resmi yang informatif

Strategi ini dapat dipilih dan disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan masing-masing. Jangan ragu mengeluarkan biaya untuk promosi, karena promosi merupakan langkah penting dalam menentukan keberlanjutan usaha.

Sementara jika bisnis EO telah berjalan dan memperoleh klien setidaknya 1-2 orang, manfaatkan situasi ini untuk promosi. Caranya yaitu dengan mencantumkan nama EO di lokasi acara maupun perlengkapan lain seperti banner. Pastikan tulisan terlihat oleh peserta tetapi tidak mengganggu informasi lain yang ada di banner.

Apabila pelayanan yang diberikan selama acara memuaskan, peserta yang ingin mengadakan acara mungkin akan berpikir menggunakan jasa EO Anda. Ini sangat efektif, apalagi biasanya klien-klien tersebut sering merekomendasikannya kepada orang-orang terdekat.

• Aktif Membuat Inovasi

Bisnis EO erat kaitannya dengan kreativitas dan inovasi. Oleh karena itu desain, tema, hingga lokasi acara harus selalu mengikuti perkembangan terkini supaya pelanggan tertarik. Tips menjadi event organizer yang baik bagi klien harus kreatif agar mampu menghasilkan inovasi yang berbeda dari bisnis serupa sebagai upaya menciptakan daya tarik tersendiri.

Inovasi yang ada harus terus dikembangkan agar tidak membosankan. Selain itu kreativitas diperlukan bagi seorang EO ketika menghadapi berbagai persoalan. Tentu persoalan yang terjadi memerlukan strategi pemecahan masalah yang berbeda.

• Memperluas Relasi

Kerja sama tidak hanya dilakukan dengan vendor, tetapi harus diperluas ke berbagai pihak. Misalnya perusahaan, jasa periklanan, dinas terkait yang mengurus perizinan, dan pihak lain yang dapat membantu mewujudkan tips menjadi event organizer yang baik bagi perusahaan.

Perluas relasi dengan bertukar kartu nama atau kontak  satu sama lain. Lewat obrolan ringan baik secara tatap muka atau online relasi dapat terbangun. Dengan demikian peluang mendapatkan klien, hingga vendor terbaik akan semakin besar.

Buat file yang berisi database klien, sponsor, instansi, vendor, hingga tokoh publik. Dengan begitu akan lebih mudah menghubungi mereka untuk menjalin kerja sama secara tertulis.

• Melakukan Evaluasi

Semua bisnis pasti mengalami masalah pada perjalanannya, tidak terkecuali bisnis EO. Setiap bisnis membutuhkan evaluasi untuk meneliti akar masalah sekaligus sebagai bahan pembelajaran di kegiatan yag akan datang.

Evaluasi perlu diadakan secara berkala untuk meminimalisir risiko kesalahan yang tidak diinginkan. Harapannya agar bisnis EO dapat berjalan lancar dan sukses, sehingga anggota bisa fokus pada pengembangan, bukan memperbaiki kesalahan yang sama.

Tips Strategi Marketing untuk Event Organizer Jadi Terkenal

Tidak hanya perlu tahu tips menjadi event organizer yang baik, namun Anda juga perlu paham cara memasarkan bisnis tersebut seperti:

• Memanfaatkan Media Sosial

Media sosial merupakan media promosi yang efektif di zaman digital seperti saat ini, sehingga manfaatkan semaksimal mungkin untuk hasilnya yang memuaskan. Bisnis EO dapat menggunakan hastag atau tagar yang relevan agar informasi tersampaikan secara cepat kepada yang membutuhkan.

Media sosial dipenuhi informasi dari segala sumber, sehingga bisa jadi informasi yang dibuat tenggelam. Tips menjadi event organizer yang baik dan unik serta mampu menarik atensi banyak orang, buat konten yang menarik. Fokuslah pada kebutuhan dan preferensi sasaran yang dituju. Buat konten dengan desain unik, realisasikan konten media sosial, gunakan tagar, dan unggah dokumentasi acara terbaru.

Keuntungan menggunakan media sosial sebagai media promosi selain cepat dan mudah, tentunya murah. Bahkan Anda hanya perlu memanfaatkan akun media sosial seperti Instagram, Facebook dan Twitter yang tidak berbayar. Cara ini efektif karena opini publik, konten viral, dan ulasan pelanggan poin yang bekerja dalam strategi promosi ini

• Membuat Website

Rasanya bisnis tanpa website seperti ada sesuatu yang kurang. Website sangat penting bagi bisnis EO karena digunakan sebagai media promosi dan branding perusahaan. Buat situs website kemudian promosikan lewat media sosial dan platform terpercaya.

Ketika mempromosikan website di media sosial agar banyak yang berkunjung, gunakan slogan, nama, dan kata terkait pada hastag supaya algoritma media sosial bekerja dengan tepat. Apabila acara dilaksanakan di website perusahaan, buat tautan web secara singkat.

Umumnya website berisi profil perusahaan, lokasi, rincian jasa, ulasan klien, hingga portofolio perusahaan. Informasi tersebut akan membantu calon klien dalam membuat keputusan. Gunakan desain website yang sederhana tetapi elegan agar informasi mudah dipahami dan visual desainnya menarik.

• Menggunakan Email Marketing

Email marketing merupakan cara yang cukup efektif untuk menyampaikan informasi ke banyak pihak. Hampir semua orang tidak mengirim pesan penting ke rekan kerja lewat media sosial seperti Instagram dan Facebook, akan tetapi opsi Email lebih dipilih.

Orang-orang cenderung mengecek pesan di Email mereka terlebih dahulu. Dengan demikian Email marketing menjadi pilihan yang tepat agar informasi dapat tersampaikan cepat dan tepat pada  yang bersangkutan.

• Membuat Kartu Nama

Siapkan kartu nama yang unik dan berikan kepada siapa pun yang berpotensi menjadi klien Anda karena dapat meninggalkan kesan yang baik. Pilih kartu nama yang berkualitas dan mencerminkan ciri khas dari bisnis EO itu sendiri.

Kartu nama dapat diberikan pada saat acara pertemuan bisnis, networking, atau bahkan kondisi tidak terduga seperti bertemu rekan satu sekolah di pinggir jalan. Ini merupakan cara konvensional yang sampai saat ini masih banyak diminati dan dianggap efektif.

Selain itu Anda juga bisa bertanya kepada vendor seperti pihak catering, dekorasi, souvenir untuk meninggalkan beberapa kartu nama di tempat mereka. Tujuannya yaitu jika ada pelanggan yang datang ke vendor dan membutuhkan jasa EO, mereka bisa merekomendasikan EO tersebut dengan memberikan kartu nama.

Pastikan kartu nama mencantumkan nama perusahaan, nama pemilik atau staff, kontak yang bisa dihubungi, hingga alamat website.

• Memberikan Layanan Terbaik

Yang paling penting dari bisnis EO adalah memberikan layanan terbaik kepada klien. Layanan terbaik dapat membantu EO meningkatkan promosi dan menarik lebih banyak calon klien. Ketika EO menangani acara besar dan penting, kumpulkan feedback atau umpan balik dari peserta.

Minta tamu untuk memberikan umpan balik di media sosial, grup, maupun kotak saran. Umpan balik menjadi strategi yang efektif untuk membuat kampanye iklan di media sosial.

Tips menjadi event organizer yang baik dapat diterapkan dengan berbagai cara, mulai dari merencanakan bisnis secara rinci hingga melakukan promosi. Jasa EO yang baik dari segi pelayanan, harga, hingga promosi cenderung lebih cepat dikenal. Seperti hanya Admos Adventure yang sudah dikenal masyarakat luas dan rata-rata customer yang pernah memakai jasa kami, sangat puas dengan layanan yang ada.

Buktikan sendiri dengan menghubungi kami di 0812 3359 8448 atau email di hi@admosadventure.co.id. Bisa juga dengan datang langsung ke kantor EO kami di Jalan M. Nasir RT.04/08 No. 44, Cilodong, Depok.