Perusahaan Event Organizer

Perusahaan Event Organizer – Ketika hendak mengadakan suatu acara setiap orang ingin menggunakan jasa EO terbaik agar acaranya berjalan sesuai harapan. Namun memilih EO merupakan hal yang cukup sulit karena di beberapa kasus sering terjadi penipuan.

Maka dari itu lewat artikel ini akan dibahas ciri-ciri event organizer yang dapat dipercaya untuk menangani acara Anda.

Ciri-ciri Perusahaan Event Organizer Terpercaya

• Memiliki Nama yang Dikenal Luas Masyarakat

EO berpengalaman dan terpercaya biasanya telah memiliki nama yang cukup dikenal masyarakat. Hal ini disebabkan klien sebelumnya merasa puas dengan layanan yang diberikan sehingga merekomendasikannya ke orang terdekat.

Selain itu dapat juga dilihat dari ulasan dan kritik dari klien sebelumnya yang ada di media sosial maupun wesbite EO tersebut. Ulasan yang ada dapat mencerminkan kinerja dari perusahaan event organizer terbaik.

• Komunikasi dan Pelayanan yang Baik

EO yang baik adalah memiliki kemampuan komunikasi yang mumpuni sehingga mampu menjawab kebutuhan klien. Kemampuan komunikasi dibutuhkan EO ketika menjelaskan jasanya serta menanyakan apa yang dibutuhkan klien. Sikap sopan santun, mendengar masalah klien, serta menjawabnya dengan solusi yang tepat merupakan pelayanan yang harus dipenuhi oleh EO.

Komunikasi dan pelayanan yang baik akan membuat klien merasa nyaman sehingga dapat mempercayakan acaranya kepada EO. Ini menjadi pertimbangan utama ketika memilih perusahaan event organizer, tidak hanya kompeten secara teknis, tetapi juga mumpuni dalam hal berkomunikasi.

• Harga Sepadan dengan Pelayanan

Setiap EO menawarkan biaya yang berbeda untuk jasanya. Ada harga, ada kualitas, mungkin ini yang sering menjadi pertimbangan ketika memilih EO. Namun harga mahal belum tentu berkualitas, begitu pun sebaliknya.

Perusahaan event organizer murah memberikan harga yang sepadan dengan pelayanannya. Tidak perlu biaya besar, acara bisa sukses selagi tidak salah memilih EO. Kuncinya adalah pastikan harga dan jasanya sepadan dan masih masuk akal. Biasanya EO terpercaya akan menampilkan list harga dan jasa secara rinci pada katalog, wesbite, serta media sosial.

• Mempunyai Portofolio

Untuk menarik minat dan menunjukkan kemampuannya dalam menangani permintaan klien, para EO akan membuat portofolio. Portofolio merupakan kumpulan dokumentasi atau karya yang berhubungan dengan pekerjaan mereka. Ini dapat berupa dokumentasi acara berupa foto maupun video.

Dengan portofolio calon klien dapat memahami spesialisasi EO agar tidak salah pilih. Karena tidak semua EO berpengalaman menangani berbagai acara. Selain itu portofolio bisa Anda gunakan untuk memberikan rekomendasi perusahaan event organizer kepada orang terdekat yang membutuhkan.

• Manajemen Kerja Solid

Ciri EO yang patut Anda pertimbangkan adalah memiliki manajemen kerja yang solid. Hal ini dikarenakan saat mengadakan suatu acara perlu persiapan yang rumit. Sehingga mungkin dikerjakan oleh satu orang, mulai dari merencanakan konsep, berkoordinasi dengan vendor, hingga melakukan dekorasi.

Maka dari itu sebuah perusahaan event organizer terpercaya harus mempunyai tim kerja yang solid sehingga dapat berkoordinasi dengan baik. Koordinasi yang baik akan membantu tim menyelesaikan tugas lebih cepat dengan pembagian tugas yang merata.

• Kreatif dan Tanggap

Setiap klien ingin acaranya menarik dan meriah sehingga dapat memberikan kesan yang mendalam. Oleh karena itu sebagai EO sudah sepatutnya memiliki kreativitas dan kemampuan menanggapi segala situasi dengan baik.

Ketika klien menyampaikan keinginannya terkait acara, EO dapat memberikan saran dan masukan untuk acara. Berikan alternatif yang sekiranya dapat membantu klien untuk menentukan keputusan yang tepat. Sebagai contoh, seorang klien ingin mengadakan acara ulang tahun yang berbeda dari kebanyakan. Beri masukan berdasarkan preferensi yang disukai oleh klien, misalnya ulang tahun bertema vintage.

Selain kreatif, EO harus tanggap di semua kondisi, mengingat tidak semua acara dapat berjalan sesuai rencana. Ketika ada perubahan atau masalah mendadak, EO harus siap dengan rencana cadangan.

Admos Adventure adalah salah satu jasa EO yang memiliki banyak kelebihan seperti di atas. Karena Admos Adventure sudah cukup lama bergerak di bidang event organizer ini dengan tenaga kerja berpengalaman.

Jika Anda tertarik memakai jasa Admos Adventure, maka jangan ragu menghubungi di 0812 3359 8448 atau email di hi@admosadventure.co.id. Bisa juga dengan mendatangi kantor kami di Jalan M. Nasir RT.04/08 No. 44, Cilodong, Depok.

Tips Membuat Event yang Menarik

• Mencari Inspirasi untuk Konsep Acara

Langkah awal sebelum membuat suatu acara adalah mencari dan mengumpulkan ide konsep yang sesuai. Dengan demikian dapat Anda dapat menilai beragam konsep yang ada untuk dijadikan inspirasi konsep acara. Baik konsep acara formal maupun non formal, di outdoor atau indoor, semua bisa disesuaikan dengan situasi masing-masing.

Langkah ini merupakan cara yang tepat untuk memancing ide kreatif sehingga konsep acara bisa menonjolkan sisi uniknya tersendiri.

• Mempelajari Latar Belakang Acara Serupa

Mempelajari latar belakang acara serupa sangat membantu dalam pengambilan keputusan. Baik untuk keperluan yang dibutuhkan, persiapan pra-acara, hingga acara dilaksanakan. Dengan demikian akan lebih mudah untuk mempersiapkannya sehingga hemat waktu dan tidak banyak kesalahan yang timbul.

Perhatikan juga kelemahan acara sebelumnya, sehingga Anda bisa menghindari atau memperbaikinya agar tidak mempengaruhi jalannya acara.

• Menyusun Konsep Awal

Setelah menemukan inspirasi dan belajar dari pengalaman acara sebelumnya, Anda dapat menyusun konsep awal acara. Hal ini dapat dilakukan dengan membuat rancangan kasar yang berisi elemen penyusun kerangka dasar acara. Ketika membuat rancangan ini sebaiknya tidak memikirkan anggaran terlebih dahulu.

Adapun elemen tersebut terdiri dari desain tempat, pengisi acara, target peserta, perlengkapan cahaya dan suara, lokasi, transportasi, konsumsi, dan keperluan lainnya.

• Memangkas Elemen yang Tidak Penting

Setelah elemen yang dibutuhkan tersusun, langkah selanjutnya adalah memangkas elemen yang sekiranya tidak diperlukan. Elemen ini biasanya sulit untuk direalisasi serta cenderung mahal, sehingga memakan biaya lebih banyak.

Jika tidak begitu mendesak, elemen tersebut bisa dihapus dan anggarannya dapat dialihkan untuk elemen lain yang lebih penting. Biasanya elemen yang dipilih akan mempengaruhi harga perusahaan event organizer untuk jasanya.

• List Daftar Vendor yang Dibutuhkan

Ketika konsep acara sudah matang, langka selanjutnya adalah membuat daftar vendor yang dibutuhkan. Namun sebelum itu lakukan survei terlebih dahulu untuk memastikan harga dan layanan yang diberikan. Jangan sampai salah dalam memilih vendor karena dapat berimbas pada jalannya acara.

Mengingat aktivitas ini memakan waktu yang lama, akan lebih baik untuk menggunakan jasa EO. Umumnya EO sudah satu paket dengan vendor sehingga tidak perlu lagi melakukan survei satu persatu. Cara ini jauh lebih hemat, efisien, serta tidak mengganggu aktivitas sehari-hari Anda.

• Menyusun Tim

Setiap acara membutuhkan tim untuk menyukseskan acaranya. Meskipun masih dalam tahap konsep, disarankan untuk menyusun tim lebih awal sesuai dengan keahliannya masing-masing. Ini menjadi aktivitas rutin yang dilakukan ole EO ketika menangani suatu acara.

Dengan adanya perusahaan event organizer berpengalaman pemilik acara tidak perlu lagi mengumpulkan orang untuk dijadikan tim persiapan acara. Anda bersama teman atau keluarga hanya perlu menerima laporan dari EO dan fokus menikmati acara.

• Membuat Susunan Acara, Survei dan Melakukan Pengecekan Ulang Konsep Acara

Selanjutnya adalah membuat susunan acara beserta hal-hal lain yang diperlukan. Ini dibuat sebagai dasar persiapan dan pelaksanaan acara serta sebagai laporan progres kepada klien.

Selain itu survei juga diperlukan untuk mempelajari ketertarikan calon peserta untuk mengikuti acara tersebut. Sebagai contoh ketika seminar kewirausahaan diselenggarakan, panitia perlu menetapkan target peserta yang jelas.

Survei dapat dilakukan dengan menerapkan strategi promosi yang efektif melalui media sosial. Konten yang diunggah harus berisi  informasi berupa pelaksanaan acara serta benefit seperti apa yang bisa diperoleh peserta.

Setelah survei dilakukan dan hasilnya cukup memuaskan, tahap berikutnya adalah mengecek ulang konsep acara. Pastikan semua elemen yang dibutuhkan telah siap dan tidak ada yang terlewat. Jika sudah siap Anda dan tim EO bisa memulai persiapan untuk acara.

Hal yang Perlu Diperhatikan Ketika Membuat Rundown Acara

• Penanggung Jawab Acara

Baik saat persiapan maupun selama acara berlangsung, penanggung jawab acara harus selalu standby di lokasi. Penanggung jawab acara bisa dari panitia, penyelenggara, maupun jasa event organizer yang disewa. Ini penting untuk mengontrol dan memastikan acara berjalan sesuai rencana.

• Harus Tepat Waktu

Rundown atau susunan acara dibuat agar acara berjalan sistematis, baik dari kegiatannya maupun durasi. Susunan acara harus sejalan dengan waktu yang telah ditetapkan. Namun tidak menutup kemungkinan ada masalah yang muncul ketika acara berlangsung. Masalah yang timbul bisa saja memakan banyak waktu untuk penyelesaiannya.

Dengan demikian susunan acara perlu dibuat dalam beberapa versi, atau setidaknya ada rencana cadangan untuk mengantisipasi masalah yang tidak diinginkan.

• Koordinasi Antar Divisi

Rundown acara yang tepat berisi daftar kegiatan, waktu, beserta tugas masing-masing divisi. Rincian tugas tersebut akan memudahkan setiap divisi dalam melaksanakan tugasnya serta berkoordinasi dengan divisi lainnya. Sebagai contoh divisi konsumsi kekurangan peralatan makan, sehingga perlu berkoordinasi dengan divisi perlengkapan.

• Melakukan Gladi Bersih

Untuk memastikan rundown acara mungkin untuk dilaksanakan, lakukan gladi kotor dan bersih terlebih dahulu. Apabila dirasa ada kesulitan tertentu, panitia dan perusahaan event organizer terbaik dapat membuat penyesuaian tertentu agar susunan acara lebih mudah direalisasikan. Aktivitas ini juga membantu memastikan bahwa setiap divisi yang terlibat sudah siap dengan tugasnya masing-masing.

Manfaat Rundown Acara

• Tepat Waktu

Rundown dibuat agar acara tidak berlangsung melebih batas waktu yang telah ditentukan. Mengingat ada banyak kegiatan yang akan dilaksanakan, pembawa acara tidak boleh menghabiskan banyak waktu untuk satu kegiatan.

Alokasi waktu setiap kegiatan biasanya sudah diatur sesuai dengan urgensinya. Kegiatan yang memiliki durasi lebih banyak biasanya merupakan inti dari acara itu sendiri. Misalnya pemaparan materi digital marketing pada seminar bisnis. Tentu durasinya berbeda ketika diadakan sesi games.

• Membuat Acara Berjalan Sistematis

Adanya rundown membuat acara berlangsung lebih sistematis, terstruktur, rapi, dan minim gangguan. Selain itu rundown membuat koordinasi antar divisi menjadi lebih baik.

• Meminimalisir Risiko Kesalahpahaman

Baik dari sudut pandang peserta dan panitia, susunan acara membantu mereka untuk menghindari munculnya kesalahpahaman. Jika tidak ada rundown panitia akan kebingungan kegiatan apa selanjutnya, berapa lama durasinya, dan siapa saja yang bertugas pada tahap tersebut. Demikian juga dengan peserta, mereka akan sibuk menerka-nerka acara apa selanjutnya, berapa lama mereka harus menunggu, dan prasangka lainnya.

Untuk itu akan lebih baik jika peserta diberikan rundown pada undangannya. Hal ini akan sangat membantu peserta untuk mengestimasikan waktu yang diperlukan untuk mengikuti acara tersebut. Bisa jadi di hari yang sama mereka harus menghadiri acara yang berbeda, tetapi batal karena acara yang diikutinya tidak kunjung selesai karena salah memperkirakan durasi.

Perusahaan event organizer saat ini sudah banyak tersebar di penjuru Indonesia, terutama di kota-kota besar. Mereka menawarkan jasa yang sangat dibutuhkan oleh banyak pihak ketika ingin mengadakan sebuah acara. Hadirnya jasa EO membuat klien lebih hemat dari segi waktu, tenaga, dan biaya. Acaranya pun dapat berjalan lebih baik, karena itu jangan ragu lagi untuk memakai jasa EO.