Event Organizer Seminar

Event Organizer Seminar – Mengadakan acara seminar membutuhkan persiapan yang cukup sulit. Mengingat ada banyak pihak yang menyelenggarakan seminar setiap bulannya, baik dari instansi pemerintah, swasta, hingga organisasi kemahasiswaan.

Untuk menarik banyak calon peserta, penyelenggara seminar wajib untuk memilih tema yang tepat. Lakukan beberapa langkah berikut untuk mendapatkan tema yang cocok untuk acara seminar Anda.

Menentukan Tema yang Tepat Ala Event Organizer Seminar

• Perhatikan Tren di Sekitar

Pemilihan tema seminar harus didasarkan pada situasi sekarang agar informasi yang disampaikan relevan. Sebagai contoh, acara seminar tentang strategi marketing menggunakan brosur atau reklame mungkin kurang relevan. Sehingga jika diselenggarakan peminatnya sedikit karena terkesan ketinggalan zaman.

Maka dari itu event organizer seminar terbaik wajib memerhatikan tren di sekitar sebagai bahan inspirasi untuk menentukan tema acara. Mungkin tema-tema seperti digital marketing, content writing, atau pembahasan seperti investasi saham dapat menjadi bahasan yang menarik. 

Dengan begitu akan lebih banyak orang yang berminat untuk mengikuti seminar karena relevan dengan apa yang terjadi saat ini.

• Pelajari Target Peserta

Setelah menganalisis tren, langkah berikutnya adalah mempelajari target peserta. Tentukan siapa yang akan menjadi peserta seminar, apakah masyarakat umum, pengajar, pelajar/mahasiswa, atau peserta dengan kategori khusus seperti auditor dan lain sebagainya. 

Tentukan juga lokasi darimana beserta berasal, ini merupakan langkah dasar untuk mempermudah persiapan panitia terutama tim EO.

Jika Anda menggunakan tim event organizer seminar, mereka akan mempersiapkan segala kebutuhan yang diperlukan. Seperti ketersediaan akomodasi bagi peserta.

• Buat Acara Terlihat Lebih Unik

Tren adalah sesuatu hal yang sedang dilirik banyak orang. Sebagai contoh tren investasi berupa saham, reksa dana, crypto membuat banyak pihak berlomba-lomba untuk mengadakan seminar investasi. Banyaknya kegiatan yang serupa justru membuat calon peserta bingung harus mengikuti seminar yang mana. 

Agar seminar yang diselenggarakan dapat menarik atensi calon peserta, tambahkan suatu keunikan yang membuatnya berbeda dengan acara kebanyakan. 

Misalnya dengan menambahkan hal-hal spesifik dalam kegiatan acara. Contoh simulasi investasi reksa dana mulai dari Rp10.000,-. Hal ini akan membuatnya lebih menonjol alih-alih menggunakan kata belajar saham untuk pemula.

Tim event organizer seminar murah akan membantu penyelenggara dalam mempersiapkan acara yang unik agar mendapatkan lebih banyak peserta. Tidak perlu khawatir akan kewalahan saat persiapan awal hingga hari-H, karena tim EO akan berkoordinasi dengan setiap divisi untuk menyelesaikan tugasnya masing-masing.

• Berdiskusi dengan Tim

Setelah penyelenggara acara menganalisis tema dan strategi yang tepat untuk menarik atensi calon peserta, langkah selanjutnya yaitu berdiskusi dengan tim. Baik dengan panitia inti maupun EO yang telah bekerja sama untuk mempersiapkan seminar. 

Setiap orang mungkin memiliki pandangan yang berbeda-beda, akan tetapi perbedaan tersebut dapat dikolaborasikan. 

Harapannya semua pihak turut serta dalam persiapan acara agar ide yang ada bisa dikembangkan dan direalisasikan bersama. Tim EO berpengalaman biasanya akan memberikan beberapa masukan yang dapat dijadikan sebagai referensi pengambilan keputusan.

Tema Seminar yang Menarik

• Seminar Pendidikan

Membicarakan soal pendidikan tidak akan ada habisnya, karena selalu ada perubahan baik dari segi regulasi maupun materi yang dipelajari. 

Penyelenggara seminar dapat menentukan tema berdasarkan perkembangan terkini atau tema dengan pembahasan yang spesifik. Contohnya metode pembelajaran yang efektif untuk anak SD, pelatihan skill untuk pengajar, dan masih banyak lagi.

Umumnya target peserta seminar ini adalah guru, tenaga pendidik, orang tua siswa, maupun masyarakat umum yang tertarik dengan dunia pendidikan.

• Seminar Karier

Seiring dengan perkembangan zaman, ada banyak perubahan yang terjadi termasuk soal karier. Dunia digital yang semakin dekat dengan kehidupan membuatnya menciptakan banyak peluang untuk karier baru. Contohnya karier seperti social media specialist, digital marketing, content maker, dan masih banyak lagi.

Peluang ini telah menjadi tren yang di tengah masyarakat dan banyak yang tertarik untuk terjun ke dunia tersebut. Sehingga situasi ini dapat dimanfaatkan oleh penyelenggara untuk membuat acara seminar yang menarik bersama dengan tim event organizer seminar.

• Seminar Pengembangan Diri

Pengembangan diri menjadi tema yang masih banyak diminati hingga kini, terutama bagi para remaja. Masa-masa peralihan dari dunia anak-anak menuju dunia orang dewasa membuat remaja banyak bertanya-tanya tentang persiapan diri untuk menghadapi masa yang akan datang. 

Mereka yang sedang mencari jati diri akan merasa tertarik apabila ditawarkan pengetahuan seputar pengembangan diri. Ditambah dengan pembicara yang ahli di bidangnya dan mempunyai personal branding yang kuat. Pastikan juga didukung dengan promosi yang masif agar peserta yang ikut lebih banyak.

Biasanya yang dibahas dalam tema ini berhubungan dengan pentingnya mengenal diri sendiri, bagaimana cara  mencari dan mengasah bakat, manajemen waktu, pemecahan masalah, dan tips pengembangan diri lainnya.

Seminar pengembangan diri biasanya diselenggarakan oleh para mahasiswa dengan target pelajar atau mahasiswa baru. Agar acara berjalan lancar, gunakan jasa event organizer seminar pengembangan diri. Ini menjadi opsi bijak, selain menghemat waktu mahasiswa, segala persiapan dan rencana acara akan terkelola dengan baik.

• Seminar Bisnis dan Kewirausahaan

Tema bisnis dan kewirausahaan menjadi tema yang paling banyak diminati semua kalangan. Mulai dari mahasiswa, pelajar, pekerja kantoran, hingga ibu rumah tangga tertarik untuk memulai bisnis mereka sendiri. 

Terutama bagi mahasiswa dan lulusan baru, membuka usaha menjadi kegiatan yang menantang. Semangat dan kreativitas yang tinggi membuat mereka yakin untuk bersaing dengan bisnis-bisnis terdahulu.

Biasanya pada seminar ini akan dijelaskan tips bisnis ala pembicara, bagaimana mengelola usaha, hingga strategi marketing paling efektif. Usahakan target peserta untuk acara ini jelas agar materi yang disampaikan dapat terserap dengan baik.

Gunakan jasa event organizer seminar bisnis untuk membantu Anda mengatur segala kebutuhan acara. Termasuk kebutuhan sumber daya manusia dalam mengarahkan jalannya acara, memenuhi kebutuhan peserta, hingga menjaga keamanan di sekitar lokasi.

• Seminar Digital Marketing

Tema digital marketing saat ini menjadi tren yang paling sering dilirik banyak orang. Terutama pada saat pandemi dan setelah pandemi berakhir, semua bisnis banyak beralih ke cara online untuk memasarkan produknya serta melakukan transaksi kepada pembeli. 

Sehingga tidak heran jika banyak seminar bertema digital marketing dan menghadirkan pemateri yang handal dibidangnya. Mengingat ada banyak hal yang harus dipahami ketika melakukan pemasaran secara online. Tidak sekedar upload katalog di media sosial dan aplikasi e-commerce, tapi bagaimana cara meningkatkan insight di media sosial sebagai tanda banyaknya orang yang tertarik dengan produk tersebut.

Diskusikan rencana kegiatal seminar digital marketing yang menarik bersama EO berpengalaman. Pilih beberapa referensi kemudian kolaborasikan dengan ide-ide yang sudah ada. Menggunakan jasa EO merupakan pilihan yang tepat karena menguntungkan dari segi biaya, waktu, dan tenaga.

Tips Agar Seminar Berjalan Lancar

• Pilih Lokasi dan Waktu yang Tepat

Pemilihan lokasi dan waktu merupakan tahapan penting sebelum acara dilaksanakan. Penentuan kedua hal tersebut didasarkan pada beberapa faktor, antara lain jumlah peserta, target peserta, fasilitas, konsep, hingga adanya pengecekan tiket masuk atau tidak.

Lokasi yang strategis serta pemilihan waktu yang tepat akan menarik lebih banyak peserta untuk mengikuti seminar. Keberadaan lokasi yang mudah membuat waktu yang tempuh yang diperlukan lebih sedikit. Selain itu pemilihan waktu seminar di hari libur lebih memungkinkan bagi para peserta untuk meluangkan waktunya dibandingkan pada hari kerja.

• Bentuk Panitia

Pembentukan panitia dengan pembagian tugas yang merata membuat acara dapat berjalan lancar. Setiap divisi fokus tugasnya masing-masing sehingga diharapkan persiapan lebih cepat selesai. 

Supaya lebih efektif, manfaatkan jasa event organizer seminar besar terbaik agar acara seminar terwujud sesuai harapan. Keputusan ini berdasarkan pertimbangan bahwa EO lebih berpengalaman menangani seminar, terbiasa melakukan persiapan rumit, telah memiliki hubungan kerja sama dengan vendor, dan mampu bertindak cepat ketika ada masalah. 

Keuntungan lainnya adalah dapat menghemat waktu, menghasilkan pekerjaan yang memuaskan, serta biaya yang dikeluarkan lebih kecil.

• Pilih Narasumber yang Sesuai

Hal pertama yang umumnya dijadikan bahan pertimbangan untuk mengikuti seminar adalah narasumber yang dihadirkan. Oleh karena itu memilih narasumber yang kompeten di bidangnya serta memiliki personal branding yang baik merupakan langkah penting yang perlu direalisasikan.

Namun narasumber yang dipilih sebaiknya sesuai dengan target peserta agar apa yang disampaikan nantinya lebih menarik.

Sebagai contoh jika target peserta adalah mahasiswa, maka lebih baik memilih narasumber yang santai, tidak kaku, dan memiliki semangat yang tinggi.

• Persiapkan Peralatan yang Diperlukan

Setiap acara memerlukan berbagai peralatan untuk mendukung jalannya kegiatan, tidak terkecuali pada seminar. Baik ditujukan untuk panitia, peserta maupun narasumber. 

Dengan demikian sebaiknya panitia meminta bantuan EO untuk menyusun daftar peralatan yang diperlukan. Ini dilakukan untuk menghindari adanya peralatan penting yang terlewat. 

Ini juga memudahkan panitia ketika mengembalikan peralatan apabila statusnya meminjam dari pihak lain seperti vendor.

• Persiapkan Sertifikat, Konsumsi dan Souvenir

Sertifikat, souvenir, dan konsumsi merupakan hal yang tidak boleh dilewatkan ketika menyelenggarakan seminar. Baik untuk peserta atau narasumber semuanya harus dipersiapkan dengan baik dan cukup layak untuk diberikan. 

Apalagi jika seminarnya berbayar, panitia wajib memberikan fasilitas dengan harga yang ditawarkan. Sebagaimana yang telah disinggung di awal, fasilitas tersebu dapat berupa sertifikat cetak, konsumsi, seminar kit, souvenir, dan masih banyak lagi.

Sementara untuk narasumber Anda dapat memberikan fasilitas berupa piagam penghargaan yang dipajang pada figura, konsumsi, atau perlengkapan lainnya. Semua fasilitas tersebut dapat disesuaikan kembali dengan harga tiket dan target peserta.

• Ciptakan Promosi yang Menarik

Tidak hanya melakukan persiapan teknis acara, event organizer seminar juga bertanggung jawab melakukan promosi seminar untuk mendapatkan peserta sesuai target. Promosi dapat dilakukan melalui berbagai cara, mulai dari memanfaatkan media sosial, sosialisasi, hingga menyebarkan brosur di tempat-tempat ramai.

Jiwa kreativitas EO biasanya dituntut aktif ketika merencanakan promosi. Dimulai dari membuat konten, membuat desain, hingga meningkatkan interaksi antar pengguna di media sosial. Semakin menarik konten promosi, semakin banyak yang berkunjung, maka kemungkinan orang yang tertarik dengan seminar akan lebih banyak.

Event organizer seminar bertugas membantu Anda dalam mewujudkan acara sesuai impian. Jika Anda tertarik menggunakan jada EO ini, maka bisa hubungi Admos Adventure di 0812 3359 8448 atau email di hi@admosadventure.co.id. Atau bisa juga dengan konsultasi tatap muka langsung di kantor kami yang beralamat di Jalan M. Nasir RT.04/08 No. 44, Cilodong, Depok.