Event Organizer Reuni

Event Organizer Reuni – Reuni merupakan pertemuan yang diadakan oleh suatu kelompok untuk mengenang kembali masa-masa terdahulu dan mempererat relasi satu sama lain. Reuni terbagi menjadi dua jenis, yaitu reuni akbar dan reuni biasa.

Reuni akbar umumnya dilakukan beberapa tahun sekali, biasanya ditujukan untuk alumni perguruan tinggi, perusahaan atau suatu instansi. Sementara reuni biasa adalah pertemuan yang diadakan oleh komunitas yang lebih kecil seperti anggota kelas, organisasi, maupun tim kerja. Acaranya cenderung sederhana dan fokus pada aktivitas sosialisasi.

Berikut akan dipaparkan ide-ide yang bisa diterapkan pada acara reuni. Dan beberapa di antaranya bisa dilakukan dengan bantuan jasa event organizer (EO) agar lebih lancar. Mari simak ulasannya!

Ide Menarik yang Dapat Diterapkan Event Organizer Reuni

• Reuni Klasik

Konsep ini merupakan salah satu alternatif yang bisa diterapkan di acara reuni akbar. Tema ini dibuat untuk menciptakan nuansa formal dan klasik seperti acara reuni yang umum diselenggarakan. 

Agar konsep acara terasa lebih kuat, siapkan dekorasi yang elegan serta persiapan susunan kegiatan formal. Untuk dekorasi dapat memanfaatkan warna-warna netral seperti putih, hitam, abu-abu, atau warna lembut lainnya. 

Untuk acara reuni yang sukses, Anda dapat memanfaatkan jasa event organizer reuni terbaik. Selain persiapan dan pelaksanaannya lebih terorganisir, adanya EO membuat pihak penyelenggara reuni menghemat tenaga, waktu serta biaya. Apalagi mengingat acaranya cukup besar dan akan cukup kewalahan bila ditangani sendiri.

• Reuni Temu Kangen

Reuni diadakan untuk menghubungkan kembali para alumni yang telah lama tidak berjumpa. Pada acara ini mereka akan saling mengenang masa-masa bersama ketika berkuliah, bersekolah, hingga bekerja di tempat yang sama. Maka dari itu konsep acara reuni temu kangen merupakan pilihan yang tepat untuk diterapkan.

Agar acara reuni terasa menyenangkan dan meriah, siapkan beberapa hal yang berhubungan dengan tema temu kangen. Contohnya adakan sesi berbagi pengalaman dan kenangan ketika berkuliah di kampus tersebut. Bisa pilih beberapa orang sebagai perwakilan jika pesertanya cukup banyak.

Selain itu supaya acara reuni meninggalkan kesan mendalam dan mempererat hubungan para almuni, siapkan kenang-kenangan berupa souvenir. Jenis bisa beragam dan dapat disesuaikan dengan tema, peserta, dan anggaran acara reuni.

• Reuni dengan Tema Halloween

Tema ini bisa digunakan ketika mengadakan acara reuni non formal. Tema khusus seperti Halloween atau lainnya bertujuan agar acara lebih menarik. Para peserta dapat menggunakan kostum bertema Halloween, begitu dengan dekorasi tempat acara.

• Reuni Nostalgia

Konsep reuni nostalgia bertujuan untuk menciptakan acara dengan suasana akrab dan hangat. Ini dapat digunakan untuk acara reuni biasa maupun akbar. 

Agar menarik coba untuk menggunakan seragam SMA sebagai dresscode acara. Dengan begitu kesan nostalgia akan terasa, ditambah kegiatan seperti sharing maupun permainan ala zaman mereka. 

Manfaat jasa event organizer reuni sekolah untuk membantu persiapan acara agar di hari pelaksanaan Anda dan teman-teman bisa fokus menikmati acara.

• Reuni Santai

Reuni santai bisa menjadi opsi yang sederhana ketika hendak mengadakan acara reuni. Konsep ini dapat disesuaikan dengan kondisi Anda, baik dari segi tempat, kegiatan, hingga peserta.

Jika pesertanya sebatas komunitas kecil seperti teman kelas, makan bersama di sebuah restoran mungkin cukup memuaskan. Namun jika teman-teman dan Anda ingin reuni yang bermakna, coba untuk mengadakan pesta di sebuah taman. Pilih aktivitas yang mampu mempererat ikatan pertemanan. Jika kesulitan membuat konsep acara, coba untuk menghubungi event organizer reuni terbaik.

Apabila ingin mengadakan acara-acara di atas, Anda bisa menghubungi layanan Admos Adventure di 0812 3359 8448 atau email di hi@admosadventure.co.id. Atau bisa juga mengunjungi kantor kami langsung di Jalan M. Nasir RT.04/08 No. 44, Cilodong, Depok.

Susunan Acara dan Souvenir yang Cocok untuk Reuni

• Susunan Acara

Agar acara terasa seru, coba untuk menyusun beberapa kegiatan menyenangkan untuk meningkatkan interaksi satu sama lain. Beberapa di antaranya yaitu:

• Pertunjukan Hiburan

Reuni mungkin sedikit membosankan bagi sebagian orang jika acara hanya berfokus pada pembicaraan penting seperti sharing. Maka dari itu, pentas hiburan seperti pertunjukkan tari, drama, dan musik bisa menjadi pilihan yang untuk memeriahkan acara. 

Pada sesi ini tamu dan mengekspresikan dirinya dengan ikut bernyanyi atau sekedar bertepuk tangan. Buat sedikit improvisasi dengan menarik salah satu tamu undangan untuk bernyanyi di atas panggung. 

Supaya acara tetap berjalan sistematis sebagaimana rundown yang telah dibuat, buat kerja sama dengan para EO. Event organizer reuni akan membantu untuk mengawasi acara baik dari segi ketepatan waktu hingga keamanan.

• Sesi Talkshow atau Sharing

Biasanya untuk sesi ini panitia menghadirkan alumni terkenal dan telah sukses di bidangnya. Alumni tersebut akan membagi pengalaman serta tips meraih kesuksesan. Kemudian acara dapat dilanjutkan dengan acara hiburan dan bincang santai satu sama lain untuk menambah relasi dan bernostalgia dengan teman dekat.

Kegiatan ini umumnya diadakan pada acara reuni yang sifatnya cukup formal dengan jumlah peserta yang cukup banyak. Namun hal tersebut tidak menghalangi para undangan untuk bernostalgia serta bercengkerama santai satu sama lain.

Agar panitia bisa ikut menikmati acara, bekerja sama dengan event organizer reuni terpecaya merupakan keputusan yang tepat. EO akan bertanggung jawab mulai dari persiapan awal hingga berakhirnya acara. Sehingga panitia inti cukup menerima laporan dari EO, dan apabila ada keluhan bisa segera disampaikan dan akan ditangani oleh tim EO.

• Games 

Selain pertunjukkan musik, aktivitas lain seperti games dapat menjadi opsi untuk menghibur para peserta. Games bisa dilakukan secara individu maupun berkelompok. Mungkin akan lebih baik dibentuk berkelompok untuk memperbanyak interaksi.

Jika bingung menentukan jenis games yang akan dilakukan, coba untuk meminta saran EO. Sampaikan games sesuai dengan harapan Anda, selanjutnya tim EO akan memberikan beberapa masukan untuk dipilih.

• Istirahat Makan

Acara tanpa konsumsi tentu akan sangat membosankan dan membuat tamu menjadi tidak nyaman. Oleh karena itu sediakan konsumsi dan beri waktu peserta untuk melakukan hal lain seperti istirahat, menata ulang penampilan, maupun beribadah.

Saat sesi ini biasanya peserta akan mencoba mendekat satu sama lain sembari menikmati hidangannya. Pastikan tim yang bertugas seperti event organizer reuni tersebar di beberapa tempat untuk berjaga-jaga apabila ada peserta yang membutuhkan bantuan.

• Pembagian Kenang-kenangan

Kegiatan ini bisa Anda tambahkan di acara reuni agar peserta dapat mengenangnya. Souvenir bisa berupa barang-barang yang berhubungan dengan konsep acara, atau benda yang memiliki manfaat. 

Tidak perlu mewah, cukup buat souvenir dengan identitas khusus seperti logo, warna, dan desain yang sesuai dengan jenis peserta. Sebagai contoh acara reuni universitas X, maka panitia dapat mendesain souvenir seperti gantungan kunci dengan tambahan logo universitas bersangkutan.

• Jenis Souvenir untuk Reuni

• Pakaian

Pakaian bisa dijadikan sebagai souvenir acara reuni baik reuni akbar maupun biasa. Dengan adanya pakaian membuat para peserta alumni dapat terlihat akrab dan kompak satu sama lain. 

Pilih desain pakaian yang sederhana tetapi pantas untuk digunakan pada acara apa pun. Tambahkan identitas khusus agar peserta reuni dapat mengingat acara tersebut.

• Tukar Kado

Tukar kado mungkin terdengar menyenangkan karena peserta dapat bertukar kado secara acak dengan orang lain. Ini memicu adrenalin karena setiap peserta akan penasaran dengan isi kado yang di dapat.

Jenis kado bebas, biasa disesuaikan dengan tema acara atau kondisi masing-masing. Akan lebih praktis jika panitia menentukan tema kado sejak awal agar peserta dapat mempersiapkannya lebih mudah.

• Goodiebag atau Gantungan

Souvenir menarik tidak harus mahal, goodiebag dan gantungan kunci bisa menjadi opsi kenang-kenangan terjangkau. Souvenir ini dapat dibagikan di awal acara ketika presensi atau saat akhir acara. Waktunya dapat dikoordinasikan dengan tim event organizer reuni akbar agar pada saat proses pembagiannya tidak ada yang terlewat.

• Doorprize

Doorpirze juga bisa dibagikan pada saat acara reuni, tepatnya ketika ada sesi games berhadiah. Jenisnya dapat berupa hadiah lucu atau bernilai materi, contohnya tumblr, kaos, voucher belanja, hingga uang tunai.

• Kartu Ucapan

Opsi lain yang bisa dipilih sebagai souvenir reuni adalah kartu ucapan. Biasanya kartu ucapan berisi ucapan terima kasih, selamat datang, hingga ucapan lain yang berisi harapan. Dengan begitu kartu ucapan dapat menjadi souvenir yang berkesan bagi peserta. 

Tips Agar Acara Reuni Sukses

• Alokasikan Waktu untuk Persiapan

Idealnya alokasi waktu yang cukup untuk persiapan acara kurang lebih 3 bulan. Akan tetapi jika perlu mengumpulkan dana terlebih dahulu lakukan persiapan 6 bulan sebelum acara diadakan. Aktivitas ini memerlukan waktu yang panjang dan melelahkan, sehingga lebih baik memanfaatkan jasa EO yang sudah biasa dengan situasi tersebut.

Tim event organizer reuni berpengalaman akan mengalokasikan waktu untuk mempersiapkan beberapa hal seperti menyusun rundown, menyiapkan lokasi, menentukan dekorasi, menghubungi vendor, hingga mengurus desain undangan. Waktu yang cukup untuk persiapan akan membantu Anda mewujudkan acara yang sukses.

• Menentukan Lokasi Acara

Lokasi menjadi poin penting untuk menarik minat peserta berkunjung ke acara tersebut. Pemilihan lokasi yang tepat memungkinkan lebih banyak peserta untuk datang. Lokasi yang tepat yaitu strategis, mudah dijangkau, bersih, dan tersedia fasilitas yang memadai.

Beberapa opsi tempat yang dapat digunakan sebagai lokasi reuni antara lain ballroom hotel, kafe, atau gedung serba guna. Jika ingin lokasi dengan nuansa outdoor yang segar, bisa menyewa halaman di perkebunan bunga atau taman. Lakukan pemesanan jauh-jauh hari agar tidak kehabisan slot sewa.

• Mempersiapkan Data Undangan

Jumlah peserta yang akan diundang pada reuni tentu tidak sedikit, sehingga butuh banyak waktu untuk mengumpulkan data. Karena tugasnya cukup berat, coba untuk menyewa jasa event organizer reuni murah agar selesai lebih cepat. 

Pendataan peserta reuni dapat dilakukan dengan mendata nama mereka melalui grup di media sosial, melihat buku tahunan, atau menghubungi teman terdekat.

Apabila dirasa data sudah terkumpul, berikutnya adalah membuat estimasi jumlah tamu. Setidaknya buat rencana cadangan jika peserta yang datang kurang atau lebih dari target yang ditentukan. 

Untuk memastikan tamu undangan yang terdaftar hadir, buat tautan berisi formulir konfirmasi kehadiran. Pastikan buat pilihan hadir atau tidak agar hasilnya tidak terkesan ambigu.

• Pilih Waktu yang Tepat

Acara reuni biasanya diadakan pada akhir pekan seperti Sabtu atau Minggu. Pemilihan waktu ini didasarkan pada kondisi peserta reuni yang kebanyakan bekerja. Dengan begitu peserta yang datang akan lebih banyak dan acara pun semakin meriah.

Cukup adakan reuni selama 3 – 4 jam saja untuk kegiatan resmi, sisanya bisa dimanfaatkan untuk bincang-bincang santai dan nostalgia.

Event organizer reuni memiliki spesialisasi di bidang reuni baik yang sifatnya formal maupun non formal. Jika Anda butuh jasa EO seperti ini dapat menghubungi Admos Adventure.