Event Organizer Depok

Mungkin acara ini terkesan sederhana, akan tetapi bukan hal yang mudah untuk mengadakan family gathering. Berikut beberapa hal yang perlu dipersiapkan agar family gathering berjalan lancar dan menyenangkan.

Tips Melaksanakan Family Gathering Ala Event Organizer Depok

• Budget

Sebelum membuat acara, pastikan anggaran direncanakan secara matang supaya semua kebutuhan dapat terpenuhi. Biasanya dari perusahaan sudah ada alokasi khusus untuk family gathering. Sesuaikan seluruh kebutuhan acara dengan anggaran yang tersedia.

• Jenis Kegiatan

Tentukan jenis kegiatan yang menyenangkan dengan kesan kekeluargaan tersampaikan. Maka dari itu pilih kegiatan yang dapat mengikutsertakan seluruh anggota keluarga karyawan.

Sebagaimana namanya family gathering, tentu acara ini tidak hanya untuk karyawan saja, tetapi juga keluarganya. Ciptakan games dan kegiatan interaktif lainnya untuk menjalin komunikasi yang baik antar sesama.

• Farewell

Tidak hanya inti acara, penutup acara juga perlu diperhatikan untuk meninggalkan kesan mendalam bagi para peserta. Sebagai contoh bernyanyi bersama, sesi foto, atau penyampaian kesan dan pesan. Pastikan untuk menggunakan acara ini sebaik-baiknya agar terjalin hubungan kekerabatan yang harmonis.

• Hadiah

Hadiah dikenal sebagai sesuatu yang menarik dalam setiap kegiatan, tak terkecuali untuk family gathering. Agar peserta tertarik untuk mengikuti kegiatan seperti games, sediakan beberapa hadiah. Tidak perlu mewah, hanya saja usahakan hadiah tersebut bermanfaat bagi kehidupan sehari-hari.

• Memastikan Segala Persiapan Berjalan Lancar

Sebelum hari-H pastikan semua hal sesuai dengan yang direncanakan. Mulai dari lokasi, konsumsi, dekorasi, dokumentasi, transportasi, hingga panitia yang bertugas. Hindari persiapan yang tergesa-gesa karena akan memicu kelupaan atau hasilnya kurang maksimal. Jika ada yang terlewat acara family bisa gagal walaupun penyebabnya terkesan sepele.

• Alternatif

Apabila tidak punya banyak waktu, tenaga, dan sumber daya manusia untuk mengadakan acara besar, menggunakan jasa event organizer adalah pilihan yang tepat. Tim EO akan melakukan semua persiapan secara matang mulai dari pra acara hingga acara berakhir. Dengan demikian tidak perlu repot lagi memikirkan persiapan acara dan hanya menunggu laporan dari EO sembari menikmati acara ketika hari-H.

Karena itu, untuk kesuksesan acara, gunakan jasa event organizer Depok untuk family gathering yang berpengalaman.

Alasan Menggunakan Jasa Event Organizer Depok

• Hemat Tenaga dan Stres Berkurang

Mempersiapkan banyak hal untuk keberlangsungan acara adalah hal yang melelahkan. Mulai dari mempersiapkan konsep, dekorasi, lokasi, hingga kapan acara akan dilaksanakan.

Aktivitas ini menguras banyak tenaga bahkan dapat menimbulkan rasa stress, belum lagi jika dituntut harus cepat karena mendekati deadline.

Maka dari itu akan lebih baik menggunakan jasa event organizer Depok untuk gathering berpengalaman karena mereka sudah terbiasa menghadapi situasi tersebut.

• Hemat Waktu

Membagi waktu menjadi sesuatu yang sulit, apalagi ditambah dengan acara tertentu yang mengharuskan Anda untuk melakukan persiapan. Mempersiapkan acara adalah aktivitas yang membutuhkan banyak waktu karena dituntut untuk melakukan berbagai hal mulai dari merencanakan konsep acara, mengecek lokasi, menyebar undangan, memilih dekorasi, dan persiapan lainnya.

Aktivitas-aktivitas tersebut membutuhkan waktu yang cukup lama bahkan dapat menyita seluruh waktu Anda. Maka menggunakan jasa EO merupakan pilihan bijak karena akan sangat membantu menghemat waktu Anda dan tentu saja kerja mereka jauh lebih cepat karena berpengalaman.

• Hemat Biaya

Biaya menjadi pertimbangan utama bagi setiap orang dalam mengambil keputusan. Banyak yang beranggapan bahwa mengurus semua keperluan acara secara mandiri lebih hemat biaya. Dengan asumsi langsung menemui vendor tertentu dan hanya perlu membayar satu kali.

Namun hal tersebut tidak bisa menjadi patokan apakah lebih hemat biaya. Justru EO berpengalaman biasanya bekerja sama dengan berbagai vendor terpercaya. Dengan begitu akan ada diskon khusus sehingga harganya jauh lebih murah.

Tidak hanya itu menggunakan jasa EO dapat membantu Anda terhindar dari risiko yang tidak diharapkan. Seperti penipuan oleh vendor dengan harga paket yang jauh lebih mahal dibanding harga pasaran. Hal ini dapat membuat pengeluaran semakin membesar dan akan sangat merugikan.

• Akses Khusus

Tim EO berpengalaman umumnya telah memiliki nama besar dan dikenal luas. Sehingga tidak heran jika EO mempunyai akses khusus yang mungkin saja tidak bisa di dapatkan oleh Anda jika mengurus acara secara mandiri.

Sebagai contoh akses khusus yang dimaksud yaitu adanya relasi dengan desainer pakaian terkemuka, jasa catering, hingga akses untuk mengundang penyanyi sebagai bintang tamu acara.

Dengan begitu akan lebih menguntungkan menggunakan jasa event organizer Depok untuk outing karena adanya fasilitas khusus yang sulit untuk didapatkan. Keuntungan lainnya adalah jika ada permintaan tertentu tim EO akan berusaha memenuhinya sesuai keinginan klien.

• Bebas Membuat Konsep Acara

Pengalaman menangani banyak acara membuat EO menjadi pihak yang profesional dalam menjalankan bidangnya. Meliputi perencanaan, pengaturan, persiapan, dan pelaksanaan acara adalah rangkaian aktivitas yang menjadi tugas wajib bagi EO.

Dengan demikian Anda dapat mempercayakan seluruh rangkaian acara kepada EO sehingga lebih terarah dan hasilnya memuaskan.

Ungkapkan segala hal yang diinginkan mulai dari konsep, tema, dekorasi, hingga konsumsi. Tim EO akan mempersiapkan semua hal sesuai dengan keinginan klien. Jika bingung menentukan konsep dan hal lainnya, tim EO akan membantu Anda dengan memberikan beberapa saran sesuai dengan kebutuhan. Saran tersebut masih bisa dimodifikasi berdasarkan kreativitas klien.

• Fasilitas untuk Tamu Terjamin

Adanya EO membantu Anda dalam mempersiapkan fasilitas untuk tamu undangan. Mulai dari undangan, lokasi, transportasi akan disiapkan oleh tim demi kenyamanan tamu undangan selama acara. Dengan begitu pemilik acara tidak perlu menyiapkan kebutuhan seluruh tamu karena akan sangat merepotkan.

Bentuk perhatian yang diberikan akan membuat tamu merasa diperhatikan sehingga relasi tetap terjalin dengan baik.

• Bisa Fokus Menikmati Acara

Jika Anda menggunakan EO, tidak perlu lagi berurusan dengan segala kerumitan mengurus acara. Dengan begitu Anda dapat melakukan aktivitas lain seperti biasanya.

Pada saat acara berlangsung, pemilik acara bisa fokus menikmati acara tanpa harus memikirkan apa pun.

Coba bayangkan jika pemilik acara harus merencanakan, mengatur, dan mempersiapkan semua kebutuhan ketika acara berlangsung, tentu akan sangat melelahkan. Belum lagi harus menyapa tamu yang datang, pastinya fokus Anda biisa terpecah belah.

Karena itu jangan ragu gunakan jasa EO, karena dari awal sampai akhir, bahkan persiapan bisa ditangani. Contohnya seperti jasa EO Admos Adventure yang sudah berpengalaman dalam membantu penyelenggaraan family gathering dari komunitas, sekolah, hingga kantor.

Kami adalah jasa EO berpengalaman di Depok, yang menawarkan tim terbaik juga biaya terjangkau. Hubungi CS kami di 0812 3359 8448 atau email di hi@admosadventure.co.id untuk info soal paket family gathering. Bisa juga datang langsung ke kantor kami di Jalan M. Nasir RT.04/08 No. 44, Cilodong, Depok.

Tips Memilih Event Organizer Family Gathering yang Tepat

• Sesuaikan dengan Jenis Acara

Umumnya setiap event organizer memiliki spesialisasi masing-masing ketika menawarkan jasa mereka. Ada yang berfokus pada acara perusahaan, acara pernikahan, acara masyarakat individu maupun acara umum seperti pameran, hingga acara kampus serta family gathering.

Maka dari itu, tentukan event organizer yang sesuai dengan acara yang akan diselenggarakan, misalnya mereka yang sudah berpengalaman di family gathering. Cari tahu tentang EO yang Anda pilih, bisa dengan meminta rekomendasi pada kenalan.

• Lihat Portofolio

Ketika Anda telah menemukan EO yang sesuai dengan jenis acara, coba untuk meminta portofolio mereka. Hal ini untuk mengetahui acara apa saja yang pernah mereka tangani. Agar tidak terkesan ragu, beri tahu jika Anda sedang mencari referensi untuk pelaksaan acara nantinya. Portofolio dapat berbentuk foto dan video yang merupakan dokumentasi acara.

• Sesuaikan dengan Anggaran

Anggaran menjadi faktor penting dalam suatu acara, mengingat segala persiapan membutuhkan anggaran yang cukup. Sebanyak apa pun pilihan EO, jika anggaran tidak memadai maka akan sulit untuk menggunakan jasa mereka.

Menggunakan jasa EO bisa lebih hemat dibandingkan mengurusnya sendiri. Karena tim EO banyak bekerja sama dengan vendor sehingga dengan sekali bayar semua sudah teratasi.

• Periksa Rekam Jejak

Walaupun gambaran portofolio sudah didapatkan, jangan mudah percaya dengan apa yang ditampilkan. Ini sebagai salah satu upaya preventif agar terhindar dari risiko yang tidak diinginkan.

Coba untuk mengecek media sosial maupun website dari EO tersebut. Periksa postingan, komentar, serta testimoni dari klien sebelumnya. Baca komentar-komentar yang ada secukupnya tidak perlu semua, dari situ biasanya reputasi EO langsung bisa disimpulkan.

• Komunikasi

Ketika tim EO menjelaskan jasa yang ditawarkan, perhatikan bagaimana mereka berkomunikasi. Apabila diperlukan silakan simak beberapa poin berikut ini:

• Apakah hanya membicarakan internal mereka
• Apakah memberikan kesempatan calon klien untuk bertanya
• Apakah mereka berkenan mendengarkan permintaan klien baik berupa keinginan atau saran belaka
• Apakah mereka cukup kompromi ketika ada perbedaan pendapat

Ini penting mengingat keberadaan EO sendiri bertujuan untuk memenuhi keinginan klien. Sehingga tidak hanya fokus mempromosikan usahanya tanpa memperhatikan apa yang dibutuhkan klien.

• Kreativitas

Event organizer Depok berpengalaman umumnya memiliki sisi kreativitas yang cukup tinggi sehingga mampu menyelesaikan beragam persoalan dengan alternatif yang ada. Kemampuan ini sangat dibutuhkan ketika ada masalah yang muncul baik pada saat persiapan maupun ketika acara sedang berlangsung.

Mereka juga mudah beradaptasi dengan melakukan beberapa penyesuaian sehingga acara dapat berjalan sebagaimana mestinya.

Contoh ketika event organizer untuk outbond menangani acara outbond di alam terbuka dan ada masalah cuaca, tentu mereka punya alternatif lain agar acara tetap berjalan dan meriah.

• Buat Kesepakatan Tertulis

Setiap transaksi yang melibatkan uang di dalamnya tentu membutuhkan kontrak mengingat agar tidak terjadi pelanggaran. Pilih EO yang bersedia untuk terikat dalam perjanjian tulis yang legal.

Kesepakatan harus memuat hak dan kewajiban kedua belah pihak secara jelas dan rinci. Adanya kontrak atau kesepakatan tertulis akan melindungi pihak yang bersangkutan dari segala bentuk kerugian.

Event organizer Depok tersedia dalam berbagai spesialisasi acara, mulai dari family gathering, acara outbond, dan lain sebagainya. Memilih EO untuk melaksanakan acara Anda adalah pilihan yang bijaksana. Apalagi jika memilih Admos Adventure sebagai jasa EO Anda.