Event Organizer Perusahaan

Event Organizer Perusahaan – Setiap perusahaan memiliki cara yang berbeda-beda dalam meningkatkan hubungan antara karyawan, konsumen, serta relasi bisnis. Salah satu yang paling sering dilakukan adalah mengadakan acara perusahaan.

Jenis kegiatannya pun beragam, umumnya disesuaikan dengan sasaran atau target peserta.  Berikut beberapa jenis acara perusahaan yang bisa dilakukan dengan bantuan Event Organizer (EO).

Jenis Acara yang Bisa Ditangani Event Organizer Perusahaan

• Rapat

Rapat merupakan aktivitas yang tidak dapat dipisahkan dari dunia bisnis. Ada berbagai jenis rapat di antaranya rapat informal, rapat formal, rapat internal & eksternal, rapat pengurus, rapat umum, rapat perencanaan, rapat tahunan, hingga rapat umum pemegang saham. Setiap rapat yang diadakan tergantung dari tujuan dan peserta pertemuan tersebut. 

Untuk lokasi dan persiapan lainnya, rapat dapat dilaksanakan baik di kantor maupun di luar kantor. Misalnya di ballroom hotel, workspace cafe, atau ruang khusus yang disewa untuk rapat. Jika rapat mengundang pejabat atau orang penting maka pertemuan diadakan di hotel. Dengan begitu perencanaan serta persiapan yang matang sangat diperlukan dan Anda bisa memakai jasa EO.

• Workshop

Setiap orang perlu untuk meningkatkan kemampuan serta wawasannya melalui berbagai cara, salah satunya dengan mengikuti workshop atau lokakarya. Biasanya perusahaan akan mengadakan workshop rutin bagi karyawan untuk meningkatkan kompetensi sehingga dapat berdampak positif pada kinerjanya. 

Tentu saja acara seperti ini perlu dipersiapkan sebaik mungkin, dan alangkah lebih baik memanfaatkan jasa event organizer perusahaan agar tidak mengganggu aktivitas kerja di kantor.

• Konferensi

Selain workshop, konferensi merupakan langkah yang tepat bagi karyawan untuk menambah wawasannya terkait dunia industri. Dunia bisnis yang kian menantang dan sulit menuntut setiap orang yang berkecimpung di dalamnya untuk mengikuti perkembangan zaman.

Peserta dapat memanfaatkan konferensi dengan aktif bertanya pada narasumber yang merupakan ahli di bidangnya. Tidak hanya itu, peserta juga bisa memperoleh kesempatan untuk memperluas relasi dari beragam industri.

Acara ini dapat menjadi cara jitu untuk memperluas jaringan bisnis antar perusahaan. Ketika perusahaan ingin mengadakan konferensi tetapi tidak memiliki banyak waktu dan tenaga untuk mempersiapkannya, gunakan event organizer perusahaan handal agar acara dapat berjalan lancar.

• Seminar

Ada berbagai jenis seminar, salah satunya seminar bisnis. Seminar bisnis dalam pelaksanaannya menghadirkan para ahli yang kompeten di bidangnya. Target pesertanya pun bisa dari pegawai internal maupun umum yang dikenakan biaya pendaftaran. Seminar bisnis biasanya lebih banyak disukai karena dapat memberikan insight yang bermanfaat. Seperti bagaimana mengelola, mengembangkan, dan meningkatkan efisiensi suatu bisnis.

Tidak hanya itu, biasanya juga akan di dalam seminar akan dihadirkan beberapa bisnis sejenis untuk menceritakan perjalanan usaha mereka. Dengan demikian peserta dapat melakukan analisa terkait keunggulan dan kelemahan pesaing. Hal ini dilakukan sebagai dasar pertimbangan dalam merencanakan strategi bisnis yang paling efektif.

• Acara Tim

Ada kalanya karyawan perlu terlibat aktivitas santai untuk meningkatkan kolaborasi serta rasa kekeluargaan dalam tim.  Maka melakukan aktivitas team building bisa menjadi opsi yang menyenangkan. 

Acara tim dapat bersifat non formal atau semi formal, contoh seperti family gathering, rapat divisi, atau pertemuan yang bersifat santai di luar kantor. Dengan demikian harapannya ikatan persahabatan, motivasi, serta kemampuan problem solving dalam tim dapat meningkat. Selain itu komunikasi antar tim dapat lebih terjaga sehingga terhindar dari miss-komunikasi dan prasangka negatif lainnya. Supaya karyawan tidak terbebani dengan persiapan acara, manfaatkan jasa event organizer perusahaan murah. Ini jauh lebih efisien secara waktu, tenaga, dan biaya. 

• Acara Penghargaan

Acara penghargaan perlu dilaksanakan setiap perusahaan sebagai tanda penghargaan kepada karyawan atas kontribusi yang mereka berikan. Lewat acara ini mereka akan merasa dihargai karena mendapat pengakuan dan balasan yang layak atas apa yang mereka kerjakan. 

Adanya penghargaan dapat meningkatkan motivasi untuk berbuat lebih baik lagi. Biasanya acara penghargaan dibuat sesuai dengan banyaknya orang yang akan menerima penghargaan. Jika acaranya mengundang banyak orang, akan lebih baik menggunakan jasa event organizer perusahaan untuk mempersiapkannya. Ini adalah acara paling efisien dan efektif sehingga tidak membebani karyawan untuk menjadi panitia acara.

• Peluncuran Produk atau Jasa

Umumnya banyak perusahaan yang terus melakukan inovasi agar produk atau jasanya semakin dikenal luas oleh masyarakat. Berbagai penelitian dan pengembangan dilakukan untuk menghasilkan produk dan jasa terbaik.

Melalui acara peluncuran produk, perusahaan melakukan aktivitas pemasaran untuk menarik minat calon konsumen. Tentu saja perusahaan perlu kompetensi yang cukup dalam hal berkomunikasi agar pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik.

Calon konsumen perlu mengetahui segala informasi produk atau jasa berupa fitur, manfaat, hingga harga yang ditawarkan.. 

Acara peluncuran sudah pasti membutuhkan banyak tenaga, waktu, dan biaya untuk mempersiapkannya. Minta bantuan jasa EO agar acara berjalan sukses dan terarah sesuai rencana. Event organizer perusahaan besar dapat membantu perusahaan dalam mempersiapkan lokasi, layout acara, dekorasi, hingga mengatur peserta yang datang. 

• Pameran Dagang

Melakukan pemasaran direct selling atau tatap muka dengan pelanggan pada acara pameran adalah cara yang paling efektif. Komunikasi langsung akan membantu karyawan dalam menganalisis kebutuhan calon konsumen. Lewat pameran dagang, bisnis dapat meningkatkan penjualan, memperluas pasar, meningkatkan kepopuleran merek, serta memperluas jaringan relasi antar binis.

Tujuan sebagian orang datang ke pameran adalah untuk mendapatkan informasi produk secara detail maupun membei produk. Ada kalanya mereka mengharapkan adanya inovasi baru maupun produk unggulan yang dapat menjawab permasalahannya. 

Pameran dagang biasanya terdiri dari berbagai stand, seperti stand pameran mobil, rumah, bahkan kuliner. Banyak target peserta serta rumitnya persiapan, perusahaan perlu bantuan dari pihak EO untuk menanganinya. Alih-alih merealisasikannya sendiri, opsi ini dinilai lebih bijak karena perusahaan bisa fokus pada strategi marketing dan kualitas produk.

Tugas Event Organizer Pada Acara Perusahaan

• Mengembangkan Konsep

Event organizer mulai bertugas dari pra event hingga event berakhir. Maka dari itu tim EO akan berkolaborasi dengan klien untuk memahami maksud dai visi, tujuan, dan konsep yang diinginkan. Dari sinilah EO akan mulai memvisualisasi gagasan-gagasan tersebut ke dalam perencanaan yang jelas. 

Biasanya tim event organizer perusahaan terkenal akan memberikan saran dan masukan agar konsep yang diinginkan klien lebih mudah untuk direalisasikan. Tentunya disesuaikan kembali dengan preferensi dan kebutuhan klien.

Nantinya hasil kesepakatan yang fix akan dibawa ke internal meeting EO kemudian diubah menjadi perencanaan teknis. Nantinya rencana teknis akan dibagikan ke setiap divisi EO.

• Menyusun Budget

Biasa klien menyediakan budget yang terbatas untuk melaksanakan acara. Maka dari itu tim event organizer perusahaan bertugas untuk melakukan penyusunan budget agar belanja kebutuhan dapat terkontrol dan tidak melebihi anggaran. 

Setelah budget disepakati kedua pihak, tim EO wajib untuk membagi biaya sesuai pos masing-masing. Budget diperlukan untuk kebutuhan operasional seperti sewa venue, dekorasi, transportasi, logistik, hingga keperluan perizinan. Jika klien mengundang bintang tamu atau narasumber, maka harus ada budget yang disisihkan untuk fee.

• Menyusun Check List

Ketika mengadakan suatu acara akan ada banyak hal yang dikerjakan. Supaya semua pekerjaan terselesaikan dengan baik dan tidak ada yang terlewat, buat daftar pekerjaan yang harus dilakukan. 

Kemudian check list yang dibuat digunakan sebagai dasar pembagian jobdesk untuk semua divisi. Usahakan pembagian tugas merata dan semua terlibat.

• Merencanakan Timeline Kerja

Kerja sama tim yang baik dibutuhkan untuk mempersiapkan sebuah acara. Supaya pekerjaan dapat selesai tepat waktu, EO wajib membuat timeline kerja. Timeline kerja dibuat untuk sebagai pengingat batas pengerjaan tugas yang diberikan. Umumnya berisi tentang jobdesk, deadline, serta siapa yang bertugas.

• Membuat Susunan Acara

Agar acara berjalan terjadwal dan sistematis, perlu untuk membuat susunan atau rundown acara secara rinci dan jelas. Susunan acara biasanya dibuat setelah berdiskusi dengan klien kemudian disempurnakan oleh tim EO. 

Namun rundown bisa saja berubah di tengah acara karena kondisi atau alasan tertentu. Maka keberadaan EO diperlukan untuk mempersiapkan segala alternatif yang memungkinkan agar acara tetap berjalan sesuai tujuan.

• Melakukan Koordinasi dengan Vendor

Hampir setiap acara membutuhkan pihak ketiga dalam rangka memenuhi kebutuhan acara tersebut. Pihak ketika atau yang biasa dikenal dengan istilah vendor harus dipilih secara hati-hati. Pilih vendor terpercaya dan berpengalaman agar segala kebutuhan acara terpenuhi dengan baik. Usahakan untuk mencarinya jauh hari sebelum acara dilaksanakan.

Biasanya tim EO telah membangun kerja sama dengan beberapa vendor sehingga harga yang diberikan jauh lebih murah. Contohnya vendor tempat, dekorasi, catering, souveneri, hingga transportasi. Dengan demikian klien dapat menghemat lebih banyak biaya sehingga bisa dialihkan untuk keperluan lain.

• Mempersiapkan Media dan Strategi Promosi

Ada beberapa acara yang membutuhkan media serta strategi promosi yang matang untuk menarik banyak target peserta. Contohnya acara-acara besar seperti konser musik, pameran dagang, festival budaya dan keagamaan, seminar, workshop, dan lain sebagainya. 

Media digital seperti media sosial merupakan media promosi yang relatif mudah dan murah untuk diterapkan. Tim EO biasanya kan membantu promosi dengan menyebarkan informasi ke komunitas lain dan meminta influencer untuk melakukan promosi di media sosial mereka.

Selain itu tim EO juga membantu menyusun strategi promosi yang tepat sesuai dengan jenis peserta yang ditargetkan. Sehingga dalam hal ini rekomendasi event organizer perusahaan wajib memiliki kemampuan analisa dan kreativitas yang baik untuk menciptakan konsep promosi yang menarik.

• Melakukan Pengecekan Final dan Mempersiapkan Rencana Cadangan

Mengingat tidak selamanya acara berjalan lancar, pengecekan final dan mempersiapkan rencana wajib untuk dilakukan. Dua aktivitas ini perlu ketika tahap persiapan maupun pada hari pelaksanaan. Agar terkoordinasi dengan baik, dua hal tersebut perlu dibahas di awal persiapan acara. Tujuannya agar tidak ada hal yang terlewat dan berimbas pada jalannya acara.

Rencana cadangan perlu dipersiapkan ketika terjadi masalah tertentu yang tidak sesuai rencana. Misalnya susunan acara yang harus mundur karena keterlambatan, narasumber yang mendadak ganti, jumlah peserta tidak sesuai target, cuaca buruk, dan masih banyak lagi.

• Evaluasi

Setiap acara tentu memiliki kesalahan yang perlu diperbaiki sebagai bahan pembelajaran untuk ke depannya. Setiap EO wajib melakukan evaluasi setelah acara berakhir untuk menilai tingkat keberhasilan. 

Caranya dengan meminta feedback dari klien serta peserta. Kemudian melakukan identifikasi situasi sekitar untuk menilai apa saya yang perlu diperbaiki.

Event organizer perusahaan bertugas menangani banyak acara seperti pertemuan rutin, konferensi, seminar, lokakarya, pameran, dan penghargaan. Jasa EO sangat membantu perusahaan untuk mempersiapkan segala kebutuhan untuk acara. Jika Anda butuh bisa hubungi kami Admos Adventure di 0812 3359 8448 atau email di hi@admosadventure.co.id. Dapat juga datang ke kantor kami yang berlokasi di Jalan M. Nasir RT.04/08 No. 44, Cilodong, Depok.