Event Organizer Outdoor – Tidak semua acara harus diselenggarakan di area indoor. Tersedianya lahan hijau luas didukung cuaca yang bersahabat bisa dimanfaatkan untuk menyelenggarakan aktivitas outdoor yang menyenangkan.
Apalagi jika jumlah pesertanya cukup banyak, opsi ini lebih baik dibanding harus menyewa tempat indoor. Selain sulit didapatkan, biaya yang dikeluarkan cenderung lebih banyak. Jadi memilih menyelenggarakan acara outdoor terutama untuk aktivitas menantang seperti outbound atau team building jadi pilihan menarik.
Sebelum membuat acara outdoor, beberapa hal berikut harus diperhatikan oleh panitia.
Jasa Event Organizer Outdoor dan Persiapan Aktivitas Outdoor
-
Tentukan Lokasi dan Buat Layout
Hal pertama yang harus dilakukan panitia yaitu memilih dan menentukan dimana acara akan berlangsung. Acara outdoor umumnya diselenggarakan di lapangan terbuka umum, taman, perkebunan, hingga halaman rumah pribadi.
Setelah menentukan lokasi, tahap selanjutnya adalah membuat layout tempat. Membuat layout untuk area outdoor cenderung lebih rumit ketimbang indoor. Hal ini dikarenakan area indoor biasanya sudah di-set untuk acara. Sementara untuk area outdoor, tim event organizer outdoor terbaik perlu mengatur tata letak panggung, kursi tamu undangan, area hidangan, pintu masuk, hingga rute menuju fasilitas lain seperti toilet.
-
Kondisi Cuaca
Pertimbangan penting lain pada acara outdoor adalah cuaca. Sebagai langkah antisipasi apabila terjadi cuaca buruk secara mendadak seperti hujan dan matahari yang terlalu terik, coba untuk mempersiapkan tenda besar. Alat ini digunakan sebagai atap area agar suasananya lebih teduh dan peserta tidak kehujanan.
Opsi lain apabila ada anggaran lebih penyelenggara dapat menyediakan paviliun ber-AC.
-
Urus Perizinan
Setelah menemukan lokasi untuk acara, penyelenggara wajib memeriksa aturan serta perizinan yang berlaku. Ini berlaku apabila acara diselenggarakan di area outdoor milik publik atau perorangan.
Urus perizinan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, biasanya dokumen yang perlu dipersiapkan identitas diri serta surat peminjaman/surat perjanjian sewa. Agar tidak memakan waktu dan tenaga berlebih, tim event organizer outdoor akan membantu menangani masalah perizinan dengan membentuk divisi khusus untuk bagian legal dan kontrak. Sehingga tidak akan menyita waktu dan perhatian yang seharusnya diperuntukkan untuk persiapan lain.
-
Perhatikan Faktor Keselamatan dan Keamanan
Keamanan dan keselamatan menjadi faktor penting yang harus diutamakan ketika mengadakan acara outdoor. Atur tata letak acara sebaik mungkin dan pastikan aman untuk semua pihak, baik peserta, pengisi acara, vendor, hingga panitia yang bertugas.
Untuk itu buat kerja sama dengan EO dan pastikan pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan prosedur, siapkan tim medis, serta tugaskan beberapa staf profesional untuk menjaga keamanan selama acara berlangsung.
Hal ini bertujuan untuk mencegah dan mengatasi ada insiden mengancam yang bisa saja muncul di tengah-tengah acara. Tugas staf keamanan yang disiapkan EO antara lain berjaga di beberapa titik seperti pintu masuk, area belakang acara, dan beberapa titik penting lain. Serta memastikan tidak ada peserta yang membawa senjata tajam atau benda berbahaya lain yang dapat mengancam keselamatan.
-
Tiket Masuk
Jika acara yang diselenggarakan berbayar dan peserta cukup banyak, gunakan tiket masuk agar lebih mudah diorganisir. Adanya tiket memudahkan EO dalam mengecek keaslian data sehingga yang berada di lokasi acara benar-benar peserta dari acara tersebut. Ini meminimalisir risiko insiden yang tidak diinginkan.
Selain itu dengan adanya tiket masuk, panitia dapat menekan anggaran lebih rendah karena ada biaya pendaftaran yang masuk. Namun kualitas pelayanan serta kenyamanan peserta menjadi hal yang wajib dipenuhi sebagai EO yang terpercaya.
-
Logistik
Lakukan diskusi bersama tim untuk membuat rencana terkait persiapan logistik saat keluar masuk lokasi acara. Tim event organizer outdoor perlu berkoordinasi dengan vendor agar acara berjalan lancar.
Pertimbangkan sarana parkir kendaraan dan rute logistik untuk memudahkan penurunan semua keperluan logistik. Jangan lupa untuk menyediakan ruangan khusus untuk meletakkan logistik yang jauh dari jangkauan tamu undangan.
-
Pilih Peralatan yang Sesuai
Secara lokasi, acara outdoor dan indoor memiliki perbedaan, begitu pula dengan peralatan yang digunakan. Sebagai contoh ketika memilih kursi, usahakan pilih yang tidak mengakibatkan tanah rusak terutama jika halamannya berumput.
Selain itu untuk dekorasi dan atap, usahakan pilih yang tahan panas dan berwarna putih. Hal ini bertujuan agar peralatan tidak mudah rusak dan suasana di lokasi acara tidak terasa pengap dan panas.
Diskusikan dengan pihak EO karena mereka biasanya lebih berpengalaman untuk memilih peralatan yang tepat. Tidak hanya itu, tim event organizer outdoor murah akan memberikan rekomendasi vendor yang tepat untuk memenuhi kebutuhan peralatan acara.
-
Kebutuhan Utilitas
Kebutuhan utilitas berhubungan dengan listrik, penerangan dan air. Pastikan di lokasi outdoor pasokan air dan listrik terpenuhi. Persiapkan sanitasi seperti toilet dan wastafel di beberapa titik agar tamu merasa nyaman. Sebagai rencana cadangan, siapkan juga genset apabila sewaktu-waktu ada pemadaman listrik.
-
Perhatikan Aksesibilitas
Apabila tamu acara berasal dari beberapa kalangan mulai dari anak-anak, orang tua hingga penyandang disabilitas, penyelenggara wajib memperhatikan akses menuju lokasi. Hindari pemilihan tempat yang sulit dijangkau, seperti jalanan rusak dan minimnya kendaraan umum.
Selain itu di area acara, pastikan rute dan jalannya mudah untuk dilalui oleh siapa pun. Begitu pun dengan fasilitas lain seperti toilet, tempat ibadah, dan area parkir.
-
Pertimbangkan Tanggal dan Waktu Pelaksanaan
Ini dilakukan untuk memastikan bahwa cuaca di hari pelaksanaan cukup baik sesuai prediksi cuaca. Mengingat cuaca sering kali menjadi masalah yang serius ketika acara outdoor dilaksanakan.
Selain itu pemilihan waktu juga penting untuk diperhatikan. Jika acara diselenggarakan pagi, maka sebaiknya sediakan atap atau tenda agar peserta tidak kepanasan apalagi jika mataharinya cukup terik. Sementara untuk malam hari, siapkan penerangan yang cukup agar tamu merasa nyaman dan aman.
-
Lakukan Promosi
Promosi perlu dilakukan tim EO dalam menyukseskan acara outdoor terutama untuk acara yang target pesertanya banyak. Ada beragam strategi promosi yang dapat diterapkan dan cukup efektif menarik minat calon peserta.
Di antaranya memanfaatkan media sosial seperti Instagram dan TikTok, email marketing, membagikan pamflet di area ramai, dan bekerja sama dengan influencer ternama.
Untuk mendapatkan jasa EO terbaik agar acara outdoor berjalan lancar, maka Anda bisa menghubungi Admos Adventure. Kami adalah jasa EO berpengalaman yang sudah banyak mengatur acara outdoor. Contohnya seperti team building, gathering, outbound, berkemah, dan sebagainya.
Anda bisa kontak CS kami di 0812 3359 8448 atau email di hi@admosadventure.co.id. Atau datang konsultasi terlebih dahulu secara onsite di kantor kami yang berlokasi di Jalan M. Nasir RT.04/08 No. 44, Cilodong, Depok.
Rekomendasi Aktivitas untuk Memeriahkan Acara Outdoor
-
Hole Trap
Acara outdoor biasanya diselenggarkan untuk acara hiburan yang sifatnya non formal. Sehingga beberapa permainan atau games diperlukan untuk memeriahkan suasana. Biasanya dari tim event organizer outdoor berpengalaman akan menawarkan beberapa saran permainan yang bisa dilakukan, salah satunya hole trap.
Hole trap merupakan permainan yang menggunakan terpal, plastik, dan beberapa bola sebagai media. Caranya buat beberapa tim, kemudian masing-masing anggota memegang bagian terpal dan letakkan bola tenis di tengah-tengah. Aturan permainan ini adalah terpal harus diguncang-guncang dan bola tidak boleh keluar dari terpal.
-
Joget Balon
Aktivitas ini dapat dilakukan pada acara outdoor yang mengundang anak-anak sebagai tamu utama. Acara ini meliputi ulang tahun, acara outbond, dan masih banyak lagi. Joget balon banyak disukai anak-anak karena diiringi dengan musik yang ceria sekaligus ajang untuk menumbuhkan sikap percaya diri.
Aturan permainannya yaitu satu balon dimainkan oleh dua anak dan diletakkan di bagian punggung. Setelah itu kedua anak tersebut harus berjoget mengikuti iringan musik tanpa menjatuhkan atau memecahkan balon.
Meskipun sering dilakukan oleh anak-anak, aktivitas ini juga boleh dilakukan oleh orang dewasa. Justru aktivitas seperti ini akan menghilangkan kesan canggung atau kaku pada suatu acara.
-
Kapal Pecah
Sebagai event organizer outdoor kreatif dituntut untuk selalu kreatif dalam menciptakan konsep acara. Tujuannya agar acara tidak monoton dan terasa meriah. Sebagai contoh, pada saat acara gathering keluarga atau teman satu perguruan tinggi, adakan sesi ice breaking untuk mempererat relasi satu sama lain.
Lakukan permainan seperti kapal pecah untuk menunjukkan solidaritas. Caranya yaitu siapkan kertas koran atau tripleks berukuran agak besar dan letakkan di permukaan tanah. Setelah itu pembawa acara memberi aba-aba kepada peserta untuk menaiki kertas atau tripleks tersebut sampai penuh.
Bagi peserta yang tidak kebagian tempat akan diberi hukuman, tentunya yang bersifat menghibur.
-
Tarik Tambang
Jika Anda bekerja sama dengan event organizer outdoor outbond untuk menyelenggarakan acara outbond, tarik tambang menjadi opsi kegiatan yang menyenangkan. Tarik tambang bisa dilakukan dimana saja, di halaman luas, lapangan, hingga area berlumpur. Pastikan sebelum memulai panitia menyediakan tali dan tempat yang digunakan aman dari risiko apa pun.
-
Memindahkan Karet Gelang
Acara reuni teman satu angkatan sekolah adalah acara yang paling sering dinanti oleh banyak orang. Oleh karena itu kesan gembira, nostalgia, dan tidak terlupakan perlu dimunculkan.
Sebagai event organizer outdoor yang kompeten, memikirkan serangkaian kegiatan menarik menjadi tugas utama yang harus dipenuhi. Tujuannya agar acara berlangsung sebagaimana yang diharapkan oleh penyelenggara.
Agar tidak monoton, selipkan permainan memindahkan karet. Caranya setiap orang harus memegang sedotan dengan mulut kemudian memindahkan karet gelang ke sedotan orang di depannya. Permainan ini dilakukan secara estafet sampai ke orang terakhir.
-
Menara Air
Acara outdoor seperti outbond biasanya berisi kegiatan-kegiatan yang terkesan bebas, misalnya bermain dengan tanah dan air. Permainan menara air dapat dilakukan untuk memeriahkan acara outbond.
Caranya sediakan sebuah ember dan isi dengan air. Setelah semua tim harus berbaring di tanah dengan posisi kaki terangkat ke atas untuk menahan ember. Berikutnya ember diangkat dan diarahkan ke ember lainnya yang ditopang oleh peserta lain di belakang. Semua anggota harus memastikan air tidak tumpah sampai di anggota terakhir.
-
Bola Estafet
Serupa dengan permainan memindahkan karet, permainan ini juga cocok sebagai selingan di acara outdoor Anda. Aturan bermainnya yaitu setiap tim harus memegang sendok menggunakan mulut. Bagi beberapa orang menjadi dua tim agar terasa kompetitif
Setiap anggota tim harus memindahkan bola dari kanan ke kiri dan sebaliknya hingga seluruh anggota turut bermain. Permainan ini dapat mempererat hubungan pertemanan karena butuh kerja sama agar bola tidak terjatuh.
-
Tukar Puzzle
Jika target peserta merupakan orang-orang yang senang akan tantangan, akan lebih baik jika tim EO merencanakan permainan tukar puzzle. Nantinya peserta akan di bagi menjadi beberapa kelompok, masing-masing kelompok mendapat jenis teka-teka yang berbeda dalam bentuk puzzle.
Puzzle akan diberikan secara acak sehingga setiap tim harus membuat strategi barter dengan kelompok lain. Kelompok yang berhasil menyelesaikan teka-teki tercepat akan dipilih menjadi pemenang.
Event organizer outdoor dapat membantu penyelenggara acara untuk menangani segala kebutuhan mulai dari perencanaan konsep, persiapan peralatan dan lokasi, hingga melakukan promosi acara. Pastikan pilih jasa EO yang tepat agar acara outdoor berjalan lancar dan mampu meninggalkan kesan yang mendalam baik bagi tamu undangan maupun penyelenggara seperti Admos Adventure contohnya.